10 gyakori időgazdálkodási hiba

10 gyakori időgazdálkodási hiba

 A gyakori csapdák elkerülése

Mennyire jól gazdálkodsz az időddel? Ha olyan vagy, mint a legtöbb ember, akkor a válaszod nem lesz túl pozitív! Valószínűleg úgy érzed, hogy túl vagy terhelve és gyakran érzed úgy, hogy sokáig kell dolgoznod, hogy ne csússz a határidőkkel. Másik gyakori eset, hogy a napok abból állnak, hogy az egyik krízis jön a másik után és ez stresszes és demoralizáló.

Hiba #1: Nem készítünk To-do listát

Volt valaha az a fura érzésed, hogy valami fontosat elfelejtettél, de nem jut eszedbe mi is volt az? Ha jártál már így, akkor valószínű, hogy nem használsz To-Do listát, hogy kövesd a feladataidat. A To-Do lista megfelelő használatának trükkje abban rejlik, hogy priorizálni kell az egyes feladatokat. Sokan használnak A-F-ig terjedő kódolást hozzá vagy egyszerűen számozzák a feladatokat, fontosságuk szerint. Ha vannak nagyobb feladataid, azokat érdemes darabokra bontani. Az olyan feladatok, mint születésnap megszervezése túlságosan nagy kört fednek le. Minél specifikusabban le tudod bontani az egyes részegységeit a nagyobb feladatnak, annál biztosabb lehet benne, hogy elkerülöd a halogatást és nem fog kimaradni semmilyen lépés útközben.

Hiba #2: Nem állítasz személyes célokat

Tudod, hogy hol szeretnél lenni fél év múlva? Mi a helyzet mához egy év múlva, vagy mondjuk 10 évre? Ha még nem tudod, hogy hol szeretnél lenni, ideje elgondolkozni rajta. A személyes célok kitűzése alapvető fontosságú ahhoz, hogy megfelelően gazdálkodjunk az időnkkel, mert a célok kijelölik a célállomást és víziót adnak, hogy merre szeretnénk haladni. Ha tudod, hogy merre szeretnél haladni, akkor tudni fogod, hogy minek van prioritása, mire szeretnél időt és energiát fordítani. 

Hiba #3: Nem priorizálsz

Az egyik ismerősöd most sétált oda hozzád egy krízissel kapcsolatban, de te épp egy brainstorming közepén vagy egy vevővel. Biztos vagy benne, hogy már majdnem sikerült egy briliáns ötletet kitalálni, de most veszélybe került a gondolatmeneted a vészhelyzet miatt. Néha nagyon nehéz eldönteni, hogy hogyan is kell priorizálni, főleg, ha szembekerülünk árvíz mennyiségű sürgősnek tűnő feladatokkal. Ennek ellenére meg kell tanulni priorizálni ezeket a feladatokat, hogy hatékony legyen az időgazdálkodásunk. 

Hiba #4: A figyelemelterelések kezelése

Azt tudtad, hogy vannak olyanok, akik akár két órát is el tudnak veszíteni naponta elterelések miatt? Gondolj csak bele, hogy mennyi mindent tudtál volna megcsinálni abban az időben! Ezek az elterelések rengeteg irányból érkezhetnek, akár e-mailban, akár chaten, vagy személyesen, de mindenképpen megakadályoznak abba, hogy elérjük az úgynevezett flow-t, ami a kielégítő és látszólag könnyed munka, amit akkor csinálunk, amikor száz százalékban elmerülünk egy feladatban.

Hiba #5: Halogatás

Halogatás az, amikor egy feladatot későbbre helyezel át, annak ellenére, hogy épp arra kellene fókuszálnod. Egy egész részt szenteltem a könyvben arra, hogy ezt a nehézséget le tudjuk győzni!

Hiba #6: Túlvállalás

Te is olyan ember vagy, aki nem tud „nem”-et mondani másoknak? Ha így van, akkor valószínűleg neked is rengeteg feladat van a tarsolyodban, amit le kell zárnod. Vagy lehet, hogy szeretsz micro-menedzselni, mert úgy gondolod, hogy nálad senki nem tudja a munkát elvégezni. Bármelyik is legyen igaz, ha túlvállaljuk magunkat, az oda vezet, hogy nem megfelelően gazdálkodunk az időnkkel. 

Hiba #7: Elfoglaltnak lenni menő

Találkoztál már olyan emberekkel, akik folyamatosan arról panaszkodtak, hogy mennyire elfoglaltak, de ezt mégis egyfajta orr alá dörgölős stílusban tették? Az a baj, hogy az épp határidőre elkészülő feladatok, a véget nem érő e-mail áradat, a papírkupac az íróasztalodon, ami soha nem fogy el, vagy a rohanás egyik megbeszélésről a másikra egy idő után beivódik a mindennapjainkba. Ahelyett, hogy folyamatos pörgésben lennénk, néha álljunk meg egy pillanatra, lassítsunk le egy kicsit és tegyük rendbe a napjainkat.

Hiba #8: A multitasking jó dolog

Hogy minél gyorsabban letudja a munkát, a kollégád egyszerre írja meg az e-mailjeit, míg közben a telefonján chatel egy ügyféllel. Habár ő úgy gondolja, hogy ez egy időnyerő taktika, sajnos a valóság az, hogy 20-40 perccel is meg tudja hosszabbítani a folyamatot, ahhoz képest, mintha sorban egymás után végezte volna őket. A másik hátránya, hogy mivel nem fordít teljes figyelmet egyik feladatra se, így minőségileg sem lesz megfelelő egyik munkája sem. 

Hiba #9: Szünet nélkül is megy

Szép gondolat, hogy 8-10 órát egyben tudsz dolgozni, vagy akár tanulni, de sajnos nem vagyunk képesek rá, hogy ilyen hosszú ideig fókuszáltan tudjunk koncentrálni. A szünet nélküli folyamatos munka oda vezet, hogy egyre alacsonyabb lesz a motivációnk és a koncentrációs képességünk, ami egyre romló minőséghez vezet. Még ha teljesen el is önt a munka, akkor is próbálj meg öt perc szünetet tartani, kicsit hátradőlni és kitisztítani a fejedet.

Hiba #10: Rosszul ütemezett feladatok

Éjszakai bagoly vagy? Vagy inkább reggel van energiád? Mindenkinek más a belső ritmusa, így akkorra kell a legfontosabb tevékenységeket tenni, amikor az energiánk is a maximumán van.