Multitasking – a hatékonyság néma gyilkosa

Múlt héten kaptam egy ilyen kommentet az egyik posztomhoz:

“Egy podcastban hallottam, hogy nem is nagyon beszélhetünk valódi multitaskingról, helyette inkább a switchtasking-ot kellene használnunk.”

És egyből az ugrott be, hogy ha én most elkezdek neked ilyen szavakkal dobálózni, akkor azt fogod mondani:

“te Stipi, menj már a télapóhoz havat lapátolni!”

Az egyik pillanatban még arról papolunk az embereknek, hogy a hatékonyság azt jelenti, hogy az utolsó másodpercet is facsard ki a munkaidődből, aztán meg jövünk ezekkel a nem létező bárányfelhő szavakkal, hogy multitasking meg task switching.

Most már jó lenne eldönteni, hogy akkor mit is akarsz!” – gondolhatod magadban.

  • Sokat dolgozzak vagy ne?
  • Váltogassak vagy ne?
  • Tartsak szünetet vagy ne?

És ezekre a kérdésekre egyetlen egyszerű válaszom van: “hát az attól függ”

Na, de mielőtt földhöz vágnád az esti zsíros kenyeret mérgedben, hogy már megint nem lettél okosabb, ássuk bele magunkat egy kicsit ezekbe a kérdésekbe.

Még mielőtt tehát rátérnénk arra, hogy mi a bánat is az a task switching, járjuk körbe talán azt, hogy mi is a multitasking és miért nem létezik.

A szó klasszikus értelmében amikor valaki multitaskingol – csak hogy én szép ösmagyar szavakat használjak – akkor egyszerre több feladatot végez.

Az alapvető probléma ezzel a fogalomkörbeírással, hogy nem tesz különbséget a rutinszerű és a fókuszált tevékenységek között.

“jaj, hát én nagyon jó vagyok multitaskingba! Tegnap is egyszerre főztem a levest és hallgattam a kedvenc podcastomat.”

Ismerős a gondolatmenet?

Erről beszélek.

Passzívan hallgatni valamit, miközben arra figyelsz, hogy ne égjen oda a rántás nem azt jelenti, hogy most aztán jól meghackelted az idődet.

Ha viszont arról kezdünk el beszélgetni, hogy két fókuszt igénylő tevékenységet egyszerre csinálsz és azt hívjuk multitaskingnak, akkor egy elég erős dizájn hibába ütközünk.

Az agyunk ugyanis képtelen kétfelé figyelni teljes fókusszal.

Visszatérve az előző példára: Ha hallgatod a podcastot és hirtelen észreveszed, hogy kezd kicsit jobban lepirulni az a rántás, akkor nagy összegben mernék veled fogadni, hogy arra a részre nem fogsz emlékezni a podcastból, amit akkor “hallgattál” amíg mentetted a menthetőt a kajából.

Valszeg vissza fogsz tekerni és újra meghallgatod, mert 2-3 gondolattal arrébb lesznek és neked fogalmad nem lesz róla, hogyan lyukadtak ki oda.

De ugyanez igaz akkor is, amikor egyszerre akarsz telefonálni és emailt írni.

Ha mindkettőt egyszerre szeretnéd csinálni, akkor

  • vagy azt írod az emailbe, amit a telefonba is mondasz/hallasz
  • vagy azt mondod a telefonba, amit az emailbe írni akarsz
  • írod az emailt, de nem fogod fel teljesen, amit mondanak neked
  • hallgatod, amit mondanak neked, de nem írod az emailt.
  • letojod mindkettőt és fel sem veszed a telefont, az emailt meg olvasatlanná teszed.

És így érünk el oda, hogy multitasking nem létezik. Mert ha abból indulunk ki, hogy két fókuszt igénylő feladatot akarunk párhuzamosan végezni, akkor fizikailag képtelenek vagyunk rá.

Áltathatod magad azzal, hogy ez neked megy, de biztos vagyok benne, hogy inkább a következőt csinálod:

Leírsz egy mondatot az emailben, közben passzívan hallgatod, amit mondanak neked a telefonba, amikor válaszolni kell, akkor addig abbahagyod az email írást, majd amikor megint hallgatnod kell, akkor írod a következő sort.

Ezt hívják task switchingnek vagy olyan jó ízesen, magyarosan feladatváltogatásnak.

Figyelsz valamire 2 másodpercig, aztán valami másra 10 másodpercig, aztán megint az előzőre újabb 5 másodpercig.

Mindenhova figyelsz, de sehova sem figyelsz igazán.

Aztán amikor kétszer annyi időt töltesz a beszélgetésben is meg az email írásával is, még jól meg is veregeted a saját válladat, hogy milyen ügyes vagy, hogy kettő feladatot letudtál egyszerre.

És pont ez a probléma ezzel az a szokással.

Nem látod, hogy mi az alternatíva, ezért soha nem javítod ki magad, csak sírsz nap végén, hogy hova csúszott szét a napod.

Ha félretolod a billentyűzetet, felveszed a telefont és csak arra figyelve a lehető leggyorsabban letudod a hívást, aztán

leteszed a telefont, megnyitod az emailt és csak azzal foglalkozva megírod az egészet

garantálom neked, hogy gyorsabb leszel, mintha ezeket megpróbálnád egyensúlyozni.

Csak hát ugye ez nem simogatja annyira az egodat.

“fél óra alatt letudtam egy fontos hívást és megírtam egy fontos emailt”

vagy

“5 perc alatt megírtam egy fontos emailt és még negyed órát beszéltem telefonon”

A kettő között jól érezhető, hogy melyik esetében szélesebb a vigyorom.

De ez a rossz szokás nem csak a munka világában van jelen.

Minden családi ebédnél telefont nyomkodó tinédzser ezt csinálja.

Minden munkahelyi telefonhívást otthonról még gyorsan lebonyolító szülő ezt csinálja.

Minden sorozatnézés közben beszélgetést imitáló ember ezt csinálja.

Testben ott vagy, fejben nem.

Amikor a vasárnapi ebédnél a nagyi megkérdezi a kisunokáját, hogy mi történt az isiben és ő csak annyit böfög fel a telefonja mögül, hogy “semmi különös” majd újra géppuska ujjakkal gépel tovább, váltogatja a figyelmét.

És az ő fejében ez teljesen normális.

Itt vagyok, ebédelek, része vagyok a családnak – megteszem a létező minimumot, amit kérnek tőlem.

Közben viszont azt csinálom, amihez valóban kedvem van és azokkal beszélgetek, akikkel valóban akarok.

Az, hogy kényszeresen mindenhol ott akarunk lenni egyszerre, nem akarunk lemaradni semmiről, tudni akarunk mindenről és mindenkiről egyetlen tiszta konklúzióhoz vezet: Nincs elég időnk.

És a munka világára visszatérve természetesen még ott van a másik oldal is:

A teljesen irreális elvárások a munkával és eredményekkel kapcsolatban.

Amikor elmesélem, hogy projekt menedzser voltam évekig még mielőtt vállalkozó lettem volna, mindig azzal a legkevésbé sem lerágott csont viccel csapnak arcba, hogy

“ja, PM! ők azok akik azt hiszik, hogy ha egy nő egy gyereket 9 hónap alatt hord ki, akkor 9 nő egy gyereket ki tud hordani 1 hónap alatt”

És csak hogy legyen referenciád arra vonatkozólag, hogy mennyire nevetek, amikor meghallom 100x is ezt a viccet, itt egy kép.

Valóban vannak irreális elvárások

  • Balfasz főnökök, akik nem a vezetői képességeik miatt ülnek a fejed felett, hanem mert a vállalatnál van már 25 éve és biztos jól fog neki menni a vezetés is (flash news: nem fog, ha nem képzi magát külön erre)
  • Idióta kollégák, akik azt gondolják, hogy jobban értenek a szakterületedhez és ezért majd jól feltalálják a spanyol viaszt, hogy miképp faragd le a teljesítési időt a felére.
  • Atomagresszív ügyfelek, akiket a legkevésbé sem érdekel, hogy fizikailag képtelen vagy megcsinálni valamit az alatt az idő alatt, ami alatt kéri.

Tudom, átéltem, éreztem a saját bőrömön is.

De ez még mindig nem ok arra, hogy adrenalinfüggő, kapkodó és idegrángásos legyél.

Egyszerre mindig egy feladatot.

Itt egy tuti tipp arra az esetre, ha teljesen elöntenek a feladatok és nem tudod mit csinálj.

  1. Dőlj hátra, csukd be a szemed és vegyél két nagy levegőt!
  2. Nyisd ki a szemed! – ez a lépés fontos, hogy ne aludj el.
  3. Vegyél elő egy üres papírt és egy ceruzát!
  4. Írj fel minden sz*rt, amit meg kéne csinálnod!
  5. Állíts fel egy sorrendet!
  6. Állj neki az elsőnek.

A munkát nem kilóra, hanem eredményre mérik (jobb helyeken).

Névtelen terv (2)

Ki a fene az a Stipi?

Időgazdálkodási és hatékonysági tanácsadó vagyok szolgáltató vállalkozók számára, akik szeretnék áttörni egyszemélyes hadseregként a havi 1 milliós határt.

Pár cucc, ami segíthet:

Danyi István – Van időd!

Időgazdálkodási könyv

A legismertebb és legelterjedtebb időgazdálkodási trükkök és technikák egyetlen könyvbe sűrítve.

Naptervezés – ebook

Tanulj meg könnyen és egyszerűen napot tervezni.

Így spórolj napi 1 órát 5 lépésben – ebook

Nézd át, hogy mik lehetnek azok a gátló tényezők, amik miatt kicsúsznak a percek az ujjaid között.