Mindset

A “mondj nemet” egy rossz hatékonysági tanács

Próbáld ki a tervezés-szinkronizálást helyette.

Ha annyi pénzem lenne, ahányszor azt hallottam, hogy tanulj meg többször nemet mondani és akkor több időd lesz, már rég nyugdíjba vonultam volna egy karibi szigetre. És lássuk be, elsőre lehet, hogy jó ötletnek tűnik az, hogy egy bejövő feladatot elutasítsunk és így megszabadítsuk magunkat attól a kényelmetlen helyzettől, hogy átvesszük valaki másnak a majmát a nyakunkba.

Nem tudod milyen majomról beszélek? Nézd csak, itt egy videó róla! (angol,3:31)

Szóval, okos ötletnek tűnhet, hogy nem vesszük át mások majmait a nyakunkra és ezzel saját magunkat szabadítjuk fel az időnyomás és a túlterhetség alól. De mindig van egy de.

Vannak szituációk, amikben egyszerűen nem engedheted meg magadnak, hogy nemet mondj és ezért a legtöbb esetben ez rosszul sül el. Amikor a főnököd vagy egy ügyfél dob egy feladatot az asztalodra, akkor nem lehetsz teljesen elutasító, mert hát az mégis a munkahelyi- és ügyfélkapcsolataidra lesz kihatással. De elfogadni sem akarod a feladatot, mert már így is egy egész állatkertnyi majom ugrál a nyakadon. Mit teszel? Kibúvókat keresel? Folyamatosan toligálod a határidőt? Hirtelen beteget jelentesz? Egyik sem megoldás a fő problémára, ami nem más, mint az egyezkedés hiánya.

Ahelyett, hogy “nemet” mondunk, kérdezzük meg “mikorra?”!

A munka világában kétféle munkaszervezési metódus található. Az egyik a tervkészítőké, a másik pedig a tervelfogadóké.

A terv készítők, ahogy a nevük is mutatja úgy mennek be dolgozni, hogy ők döntik el, hogy pontosan mit is akarnak csinálni a nap folyamán. Ilyen munkakör lehet az értékesítő, marketinges, a menedzserek de még a vállalkozók munkametódusa is.

Ezzel szemben a tervelfogadók a legtöbb esetben egy készen kapott feladatstruktúrát kapnak, hogy mivel kell foglalkozniuk. Azok az emberek, akiknek a munkabérét a munkában töltött idejük alapján állapítják meg (gyári munkás) tartoznak ebbe a kategóriába.

Nagyon ritka, hogy egy munkakör csakis és kizárólag vagy az egyik vagy a másik kategóriába esik, de bármelyikről el tudjuk dönteni, hogy melyik irányba dől a mérleg nyelve. Még ha teljes mértékben te is osztod be, hogy mikor mit csinálj, ettől függetlenül még lesznek olyan megbeszélések, amiken kötelező ott lenned és nem rajtad múlik, hogy mikorra szervezik.

Tovább bonyolítja a helyzetet, hogy a tervkészítők munkája megköveteli, hogy saját feladatlistákat és ütemterveket készítsenek, ezért a felettesüknek nem feltétlenül – sőt, inkább egyáltalán nincs – van tisztában azzal, hogy mennyire van leterhelve az adott dolgozó az adott napon. Itt kezdődik a probléma, hiszen ha tervkészítő vagy és nem teszed fel a kezed, hogy neked mára már van elég feladatod, akkor amint kidobsz egy majmot az ajtón, három másik jön be az ablakon.

Ha túltengenek a majmok körülötted, akkor érdemes tehát megfontolnod, hogy inkább a tervezés-szinkronizálást kezdesz el használni nemet mondás helyett.

Mi az a tervezés-szinkronizálás?

Ha egy új feladat esetén átláthatóan elmagyarázod a főnöködnek vagy az ügyfelednek, hogy éppen aktuálisan mi van asztalodon, akkor azzal két dolgot is teszel egyszerre:

  1. Visszaadod a döntést az ő kezébe. Ha az adott feladatot nem tudod aznap elvégezni, hanem csak másnapra, akkor el tudja dönteni, hogy az neki megfelel-e. Ha igen, akkor mindenki boldog, hiszen rajtad nincs időnyomás, ő pedig határidőre megkapja, amit kért. Ha azt mondja nem, akkor közösen át tudjátok nézni a prioritásokat és ki tudjátok cserélni a fontosabb feladatot egy másikkal. Vagy meg tudja fontolni, hogy esetleg másnak adja oda, hogy időre kész legyen.
  2. Nem rombolod a kapcsolatodat azzal, hogy elutasító vagy a feladat kapcsán meg azzal sem, hogy magadra veszed és utána vagy késel vele, vagy az időnyomás miatt nem lesz megfelelő minőségű. Ne adj Isten csak ezért túlórázol.

Hogyan kezdj neki?

Az első és legfontosabb lépés, hogy neked kell tisztában lenned azzal, hogy mikor mi történik körülötted. Ha számodra nem átlátható, hogy mikor mit csinálsz, akkor másnak sem fogod tudni elmagyarázni. Ezért érdemes használni az úgynevezett időblokkolás technikáját. Ha van egy feladatod vagy megbeszélésed akkor azt ne csak úgy beszórd a naptárkezelő programodba vagy egy post it-re, hanem add meg a kezdeti- és végidőpontját. Ezzel körülhatárolod, hogy mikor dolgozol és mikor vagy “szabad”.

Ha már van egy kifinomult rendszered, ami átláthatóságot ad, akkor onnantól már csak az a kérdés a beérkező feladatok esetén, hogy minek van prioritása. Erről ugye már írtam pár sorral feljebb.

És még mielőtt azt gondolnád, hogy ez az átláhatóság csak a munkádban hasznos, állj meg és gondold át egy pillanatra, hogy a magánéletben mihez segíthez hozzá.

Ha folyamatosan azon megy a vita családon belül, hogy az egyes házimunkákat ki mikor csinálja meg, arra nem jó megoldás ha csak simán nemet mondunk rá, amikor a másik megkér, hogy csináljuk meg. Az esetek többségében ez csak frusztrációhoz vezet. Viszont ha van egy közös elképzelés arról, hogy a családnak mit kell adott napon megcsinálnia házimunkaként, akkor össze lehet szinkronizálni az egyes tevékenységeket is egymással, hogy minden el is készüljön.

Tetszett ez a blogbejegyzés? Iratkozz fel a Galambpostára és rendszeresen küldök neked hasonlókat hírlevélben!

Danyi István ‘Stipi’


Vélemény, hozzászólás?

Az e-mail-címet nem tesszük közzé. A kötelező mezőket * karakterrel jelöltük