Hi there! Stipi vagyok és éppen az időgazdálkodási kisokosomat olvasod serényen.

Ebben a kisregény hosszúságú blogbejegyzésben szedtem össze az összes olyan fontos kérdésre adott válaszomat, amit az időgazdálkodással töltött utóbbi 7 évemben találkoztam.

Lehet, hogy most nem lesz szükséged mindenre.

Lehet, hogy később még majd visszajössz.

It’s ok, ez a bejegyzés nem megy sehova.

Danyi István ‘Stipi’

Timentor főoldal

TEDx beszédem

Címjegyzék - könnyebb navigáláshoz

Mi az időgazdálkodás?

Az “idővel nem lehet gazdálkodni, mert egy nap 24 órából áll” nótát többet hallottam már, mint 

Mariah Carey: All I Want For Christmas Is You című számát a karácsonyi vásárokban.

És az a szomorú hírem van, hogy azok, akik így gondolják, fordítva ülnek a lovon. Az idő erőforrás, mint a pénz. Az a hatalmas nagy különbség a kettő között, hogy az egyik mindenféle beavatkozás nélkül újratermelődik napról-napra.

Szóval itt van a kérdésem:

  • A pénzeddel szoktál gazdálkodni?
  • Be szoktad osztani?
  • Elrakod különböző számlákra?
  • Félreteszel belőle későbbre?
  • Lefixálod, hogy mire fogod elkölteni egy részét?

Naná! És rengetegen foglalkoznak azzal, hogy megtanítsák neked, hogyan gazdálkodj a pénzeddel.

Na, de mi van az időddel?

  • Be szoktad osztani, hogy mikor mivel foglalkozol?
  • Meghatározod, hogy milyen feladatokra mennyi időt költesz?
  • Te is ki szoktad bökni magadnak, hogy mikor pihensz?
  • Ha valami fontossal akarsz hosszabban foglalkozni, akkor te is beírod a naptáradba, ugye?

Mintha valami párhuzamot látnék. Az időgazdálkodás kifejezés onnan jön, hogy ha az idődre úgy gondolsz, mint a pénzedre, akkor közgazdaságtani példákat és párhuzamokat tudsz vonni a kettő között. Tehát létezik időgazdálkodás.

A zavar az avarban általában az, hogy keveredik az időgazdálkodás és a feladatgazdálkodás a fejekben. Mert feladatokkal is lehet és kell is gazdálkodni, csak ebben az esetben egy picit megfordul a mindset.

Példa:

Ha az időmmel akarok gazdálkodni, akkor reggel leülök és eltervezem azt, hogy mikor és milyen tevékenységekre költök időt az adott napon. Ha egy feladat elvégzésére aznap csak egy órám marad, de nekem mondjuk kettő kell, akkor hozok egy felelős, felnőtt döntést, hogy megcsinálom a felét vagy átrakom egy olyan napra, amikor van szabad két órám foglalkozni vele. Itt a rendelkezésemre álló idő a drive. Egy nap mennyi időt akarok munkára, pihenésre, családra, barátokra, hobbira szánni.

Ha a feladataimmal gazdálkodok, akkor van valahol egy listám, ahol az összes elvégzendő feladatom van. Rosszabb esetben ez a fejedben van, jobb esetben valahol leírva. Ebben az esetben viszont a feladatok prioritása fogja megadni a napnak a menetét, nem pedig az, hogy mire mennyi időt akarok költeni. Nem csoda hát, hogy ha csak feladataid vannak, akkor folyamatosan dolgozol. Itt a feladatok mennyisége a drive, vagyis az előrehaladásom sebessége.

Nem ellentétei, hanem kiegészítései egymásnak.

Hogy lehet kezelni az időhiányt?

Ismerned kell a saját korlátaidat. 

Nem lehet eléggé hangsúlyozni azt az örök érvényű igazságot, hogy az időgazdálkodásod javítása azzal kezdődik, hogy a saját működésedet figyeled meg. Az időhiány állapotának két végpontja van egy skálán. Vagy teljes mértékben hedonista módon osztod be az idődet, vagyis épp, hogy nem osztasz be semmit, hanem egyszer majd csak történik valami és az úgy jó lesz. A másik véglet, hogy a legutolsó másodpercet is megpróbálod a saját hasznodra fordítani és kiszámíthatóvá tenni, ezzel elérve azt, hogy egyfajta börtönt alakítasz ki magadnak, amiben megszűnik a szabad döntés intézménye és a naptárad uralja az életed. Valahol te magad is ott vagy eközött a két végpont között, sőt! A legtöbb esetben ingázunk ezen a skálán. Vannak napjaink, amikor megkerülhetetlen, hogy katonás rendben próbáljuk meg beosztani az időnket, meg vannak olyan napjaink, amikor nem számít, mi történik, amíg jól érezzük magunkat közben.

A fontos kérdés, amit mindig feszegetni kell, hogy miért akarunk egyáltalán időbeosztást csinálni magunknak. Annak függvényében, hogy erre a kérdésre mit válaszolunk, több különböző módszert is kiaknázhatunk.

Több bevételt akarsz szerezni a vállalkozásodban és ezt úgy akarod elérni, hogy mellette nem akarsz többet dolgozni, vagy még az eddiginél is kevesebbet akarsz beletenni? Akkor neked arra van szükséged, hogy a vállalkozásod irányításának folyamatait optimalizáld és tedd a lehető leghatékonyabbá, ezáltal csökkentve a benne töltött operatív munkát.

Imádod, amit csinálsz éppen ezért nem számít, hogy mennyi időt töltesz vele, de azért van egy kitűzött végcél, hogy mit szeretnél elérni a következő 3 évben? Akkor neked inkább arra van szükséged, hogy le legyenek fektetve azok az alapvető lépések, amiknek egymást kell követni annak érdekében, hogy el is érd ezt a kitűzött célt. A nagy egészből kiindulva addig kell részekre bontanod a dolgokat, amíg már csak könnyen megoldható és megemészthető mennyiségű feladatokká nem válnak.

Több különböző érdeklődési terület között őrlődsz és nem tudod hogyan egyensúlyozd ki őket egymással, miközben mindegyiket a lehető legmagasabb szinten szeretnéd űzni? Ebben az esetben neked inkább arra van szükséged, hogy megismerd a saját határaidat és elfogadd magadban azt, hogy az egyes érdeklődési köreidnek hol van a felső korlátja. Az emberiség nagyon kis százaléka képes arra, hogy világszintű eredményeket mutasson fel több különböző területen is. A nap 24 órából áll, ezért a saját teljesítőképességed, valamint ez a 24 óra szabja meg a felső határát annak, hogy mit is tudsz kihozni magadból. Lehet be kell érned egy fő területtel és több érintőlegessel.

Milyen időgazdálkodási praktikák vannak?

Azt, hogy milyen időgazdálkodási technikákat tudsz használni, megintcsak napestig tudnám sorolni.  De ez még mindig nem adja meg a teljes választ a kérdésedre, hiszen azt is érdemes figyelembe venni, hogy milyen a személyiséged.

Kedvenc példám ebben az esetben a Pomodoro technika. Ez abból áll, hogy 25 percnyi munkát 5 perc pihenéssel egybekötve alakítasz ki magadnak munkameneteket. Ezt megcsinálod négyszer egymás után és amikor letelt a két óra, akkor tartasz egy hosszabb, fél órás szünetet. 

Ez egy zseniális technika azoknak, akik bírják az ilyen nagyon megkötött és katonás szabályrendszereket. Viszont van egy csomó ember, akinek feláll a szőr a hátán már csak attól is, hogy elolvasta, amit ide leírtam. Neki ajánlanám ezt a technikát? Csak abban az esetben, hogyha az általa elérendő cél máshogy egyáltalán nem kivitelezhető és bele kell szorítani egy ilyen szituációba, hogy haladni tudjon. Persze ez azt is jelenti, hogy nem fogja szeretni azt, amit csinál. Ebben az esetben “a cél szentesíti az eszközt” elvet használtuk. De ennek messze nem kell így lennie. Az időgazdálkodás arról szól, hogy kialakítod magadnak azt a rendszert, amiben kényelmesen és a saját életstílusodnak megfelelően tudod kezelni a feladataidat, hobbijaidat és különböző társadalmi szerepeidet. 

Nem az a lényeg, hogy milyen technikát használsz, hanem hogy milyen célt akarsz vele elérni.

Létezik-e multitasking?

Ez a kérdés nagyon megosztó az egyes szakértők között, ezért szeretnék most egyszer s mindenkorra tiszta vizet önteni a pohárba ezzel kapcsolatban. A fenti kérdésre akkor tudunk érdemben válaszolni, ha először azt magyarázzuk meg, hogy mit is értünk multitasking alatt.

Nézzük az első megközelítést:

Ha az egyes feladatokat párhuzamosan futtatod egymással, de nem igényel mindegyike koncentrációt és agyi tevékenységet, akkor a multitasking létezik és működik.

A másik megközelítés ennek egy kicsit megcsavart változata:

Ha az egyes feladatokat párhuzamosan próbálod futtatni egymással és fókuszt és figyelmet igényelnek tőled, akkor a multitasking nem létezik.

Nézzünk mindkettőre példát:

Multitasking az, ha elindítom a mosást, és amíg megy a mosógép, én elmosom az edényeket. Vagy mondjuk írok egy emailt az ügyfélnek, és amíg várom a választ, felhívok egy másikat. Ebben az esetben mondhatjuk, hogy multitaskolok, mert több feladatot futtatok párhuzamosan, de mindig csak az egyikre figyelek oda teljes mértékben.

Másik esetben, mondjuk felhív az ügyfél és beszélgetés közben próbálok egy másiknak ügyfélnek emailt írni. Ebben az esetben az történik, hogy vagy nagyon hallgatom, hogy mit mondanak nekem a telefonba és közben nem írok semmit, vagy írom az emailt, viszont csak töredéke van meg annak, amit hallok a telefonba. Sőt, továbbmegyek, a legrosszabb eset, ami ilyenkor előfordulhat, hogy azt mondom a telefonba, amit az emailbe szeretnék írni.

Az agyunk egyszerre csak egy dologra tud teljes koncentrációval figyelni. 

Sokan összekeverik a multitaskingot azzal, amikor gyorsan egymás után váltogatjuk a feladatokat és ezért úgy tűnhet, hogy mindent egyszerre csinálunk. Például ha egy kolléga egy email írása közben egy feltett kérdésre gyorsan megnyit egy adatbázist, hogy kikeressen egy információt, azt bekiabálja nekünk az iroda túloldaláról és még mielőtt feldolgozhatnánk a kapott információt, már írja is tovább az emailt, akkor nem két dolgot csinált egyszerre, hanem gyors egymásutánban elvégzett két különböző feladatot. Ennek a jelenségnek a neve nem multitasking, hanem microtasking.

Mi az a hatékonyság és hogyan lehet növelni?

“Az időgazdálkodásban a hatékonyság az idő pazarlásának a csökkentésére irányuló fejlődés.”

Na és akkor most csukjuk be a tankönyvet és beszélgessünk kicsit arról, hogy mi a bánatot jelent ez a mondat. Az életedben úgy tudsz hatékonyságot növelni, hogy megvizsgálod azokat a folyamatokat, amiket rendszeresen végzel. Megvizsgálod azt, hogy pontosan milyen lépésekből áll, azok hogyan követik egymást, melyiknek mennyi az időigénye és hogy hol lehetne időt nyerni ezekkel a folyamatokkal.

Példa: Van egy ügyfélszerzési folyamatod

Ügyfél megérkezik valamilyen formában (példánkban ez most teljesen lényegtelen, hogy honnan és miként érkezik meg) az értékesítési oldaladra. Azt alaposan, tüzetesen és az utolsó kettőskeresztig elolvassa, majd az oldal alján található űrlap segítségével feliratkozik egy szolgáltatásodra. Ekkor kap egy automata emailt, hogy nemsokára egy díjbekérő formájában tudja majd kifizetni a szolgáltatás összegét. Eközben a másik oldalon (vagyis nálad) a következő történik: Látod, hogy valaki feliratkozott a szolgáltatásodra, ezért fogod magad és manuálisan kiállítasz egy díjbekérőt, amit a számlázó programodon keresztül kiküldesz a vásárlónak, majd várod a csodát, hogy mikor csipog a telefonod az utalással. Persze a díjbekérő kiküldése és az utalás között eltelhetnek percek, órák akár napok is, legrosszabb esetben pedig lemorzsolódik a vevő, mert meggondolja magát és bár a díjbekérő kint van, mégsem fizet a végén. Érzed-e a pazarlást ebben a folyamatban?

Hatékonyságot úgy tudsz növelni ebben az esetben, hogy teljesen automatizálod ezt az egész folyamatot. Magyarul kukába a manuális díjbekérős szórakozással és üzemelj be egy bankkártyás fizetési módot, amit összekötsz a számlázóprogramoddal és az ügyfélkezelő szoftvereddel. Így, amikor az ügyfél ellátogat az oldaladra és jelentkezik, egyből a kártyájával fizet és mire bezárja az oldalt, már ott van az email fiókjában a számla, az üdvözlő levél, valamint a következő lépések a szolgáltatás igénybevétele kapcsán. A másik oldalon te pedig mit csináltál ezidő alatt? Valószínűleg eleresztettél egy kaján mosolyt, amikor a bankod értesített róla, hogy valaki fizetett és visszatértél a kedvenc sorozatodhoz, a vállalkozásod fejlesztéséhez vagy éppen az edzéshez. 

Kivetted a pazarlást a folyamatból, így másra tudtad fordítani az időt. És ez még csak egy nagyon egyszerű folyamatnak a még egyszerűbb javítása. Rengeteg folyamatot végzünk nap mint nap, amik nem is feltétlenül vállalkozás jellegűek, de mivel már belénk ivódott a megszokott gyakorlat, bele sem gondolunk, hogyan lehetne gyorsabban, ügyesebben, hatékonyabban csinálni.

Mik azok a kronotípusok és hogyan befolyásolják az életedet?

A legproduktívabb időszakom délután 4 és este 9 között van. Ilyenkor van vége a munkámnak. Mit csináljak?

Hallgasd meg az alvási szakértő Dr. Michael Breus TEDx elődadását arról, hogy mik azok a kronotípusok:

Attól függően, hogy a szervezetednek mikor és mennyi alvásra van szüksége az egészséges működéshez, 4 különböző típusba sorolhatod be magadat. Persze itt nem győzöm kiemelni, hogy a természetes alvási ritmusodról beszélünk. Az első kifogás ennek az elméletnek a kapcsán mindig a munkaidő szokott lenni és az, hogy az teljes mértékben felborítja a normál működést. Ha neked az lenne kényelmes, hogy 9-kor keljél, de már 8-kor bent kell lenni a munkahelyeden, akkor nem a természetes alvási ritmusodban üzemelsz. 

Ilyenkor persze nem csoda, hogy mondjuk egész délelőtt csak ködös aggyal kóvályogsz az irodában, valahogy elráncigálod magadat ebédig, majd amikor beüt a kajakóma és letolod a napi negyedik kávédat, a munkaidő végére kipattan a szemed és szinte darálod a feladatokat. 

Ez nem feltétlenül a határidők közelsége miatt érzett adrenalin rush miatt zajlik le benned, hanem a szervezeted eddigre tér észhez a reggeli sokk hatására. Ha így működsz, nem meglepő az sem, hogy a délután hátralevő részében energikus és aktív vagy, sőt még akár éjfél után is még bőven bírnád a munkát. Ha magadra ismertél, akkor az a rossz hírem van számodra, hogy nem a számodra megfelelő ritmusban éled az életed. 

Persze nem arra bíztatlak, hogy holnap sétálj be a munkahelyedre, döntsd fel az összes asztalt és pucérra vetkőzve rohangálj az irodában, miközben a felmondó nyilatkozatodat lobogtatod. Viszont megér némi átgondolást az, hogy van-e vajon törzsidő a cégednél és ha igen, akkor megoldható-e, hogy a 8 órai munkakezdést eltold inkább 9 utánra. Ezzel is hozzásegítve magadat ahhoz, hogy egy egészségesebb ritmusban élj. Hidd el, még a délelőtti hatékonyságod is helyre fog billenni. Ki tudja lehet, hogy csak ez az apró változtatás választ el egy előléptetéstől.

Mi a különbség egy alkalmazott és
egy vállalkozó időbeosztása között?

Minden és semmi egyszerre. Az alkalmazotti táplálékláncnak is vannak különböző fokozatai. Ha éppenséggel ennek a láncnak a legalján vagy és közel nulla a kontrollod afelett, hogy mikor milyen feladatot dobnak az asztalodra és azt milyen határidővel kell elvégezned, akkor teljesen máshogy kell hozzáállnod az időd beosztásához. Ha már döntéshozói magasságokban karcolod az org chart tetejét és szinte teljes kontrollod van afelett, hogy milyen feladatokat mikor csinálsz meg, sőt még az is rajtad áll, hogy a hozzád tartozó beosztottak mikor mit csinálnak meg. 

 A vállalkozói élet is egy sokszínű skála, hiszen az sem mindegy, hogy pontosan mivel is foglalkozol. Egy szépségiparban dolgozó vállalkozónak teljesen más lesz a napi időbeosztása, mint egy termékeket értékesítő webshop tulajdonosnak. Éppen ezért itt sem mindegy, hogy pontosan mit hozunk magunkkal.

 

Mindenkinek vannak olyan problémái, kihívásai és céljai az életben, amire a megoldás az lehet, ha jobban osztja be az idejét. Az, hogy ezeknek a kiküszöbölésére és elérésére milyen módszereket alkalmaz, már egyéni kutatómunkát és próbálgatásokat igényel. 

Sok esetben ez a tanulási görbe lerövidíthető, ha megkérdezel olyanokat, akik már jártak a cipődben, vagy értenek a témához. 

Írjak-e listákat magamnak?
Ettől hatékonyabbak lesznek a napjaim?

Attól függ milyen listákat és hova írsz fel. Annak ugyanis semmi értelme, hogy írsz egy listát egy post it-re, ami aztán véletlenül leesik a monitorod aljáról és mire észbekapsz, már azt sem tudod hol van. Adok egy tippet, nézd meg a papucsod talpát, lehet véletlenül ráléptél.

Szóval, amikor azon kezdünk el gondolkodni, hogy listákat készítünk magunknak a napunk jobb szervezése érdekében, akkor a következő kérdéseket érdemes átgondolni:

Milyen eszköz lenne hozzá a legideálisabb?

Szeretsz kézzel írni és boldogsággal tölt el, ha kipipálhatod, kisatírozhatod, összegyűrheted vagy felgyújthatod azt a papírt, amire a feladatodat írtad fel? Akkor válaszd ezt a megoldást, de olyan módon, hogy mindig konzekvensen követhető legyen az, amit csinálsz. Lásd post it példa. Ha neked mondjuk egy határidőnapló vagy egy Bullet Journal válik be erre a célre leginkább, akkor válaszd azt. De akkor próbálj meg mellette hosszútávon kitartani. 

Le sem teszed a mobilodat egész nap? Lehet, hogy neked az lenne az ideálisabb megoldás, ha letöltenél egy appot, ami észben tartja helyetted a feladataidat, sőt még emlékeztet is arra, hogy mikor mit kell csinálnod. Az applikációs áruházak tárháza szinte végtelen ebben a témában így csakis a te igényeid szabhatnak határt annak, hogy mit is szeretnél pontosan letölteni és kipróbálni. Két dologtól viszont óva szeretnélek inteni. Egyrészt, mivel a mobilodon végzed a listáid karbantartását, elég nagy a veszélye az elkalandozásnak. Felugrik egy Messenger ablak, kapsz egy Facebook értesítést, új párod lesz Tinderen, igazából mindegy is, hogy honan jön az értesítés, viszont biztos, hogy elterelő erejű.

 

Másrészt, mivel rengeteg applikáció létezik, ezért valós probléma az, hogy ezek között rendszeresen ugrálunk, amikor találunk egy menőbbet. Természetesen az adatok átrendezése egyik helyről a másikra rengeteg idő és energia, ha pedig csak a semmiből elkezdünk használni egy újat és az előzőt pedig simán nem használjuk tovább, akkor ide-oda kell majd ugrálni közöttük az átállási időszakban. Nem túl konzisztens, viszont időpazarló megoldás. Inkább próbálj ki előre többet, még mielőtt megállapodsz egy applikáció mellett és tartsd meg a lehető legtovább.

A kérdés viszont még mindig fennáll. Írj-e egyáltalán listát magadnak.

Igen, írj és elmondom miért. Az agyad elsősorban arra való, hogy kreatív dolgokat oldjon meg, alkosson, gondolkozzon. Nem pedig arra, hogy mantrázd magadnak a tej-kenyér-Herz szalámi bevásárlólistát. A mentális fáradtságot igenis okozhatja az, hogy olyan információ felesleges tárolásával terheljük az agyunkat, amikre egyébként semmi szüksége. 

Példa:

Arra, hogy 16.30-kor kell indulni a fodrászhoz nem muszáj az agyunknak emlékezni. Elég ha kapunk egy impulzust 16.00-kor, hogy fél óra múlva indulni kell. Ezt meg meg tudja csinálni egy applikáció is. És akkor nem vagy görcsben egész nap, hogy el ne felejtsd a havi dauert.

Hogyan függ össze egymással az
időgazdálkodás és a feladatgazdálkodás?

Én mélyen hiszek abban, hogy az időgazdálkodás és a feladatgazdálkodás ott válik ketté, ahol a a munka és a magánélet. Legfőképp azért, mert amikor dolgozunk, akkor vannak legfőképp feladataink. Amikor a munkán kívüli életünket éljük, nem féltetlenül feladatokként gondolunk azokra a tevékenységekre, amiket végzünk.

Példa:

Ha a munka utáni edzést feladatnak látod, nem pedig kikapcsolódásnak, hobbinak, akkor szerintem az már valamilyen szinten inkább munka, mintsem magánéleti dolog. Persze ha a házimunkára gondolunk, vagy a bevásárlásra, akkor azért elkezdheted csóválni a fejedet és mondhatod, hogy az nálad már inkább szürkezóna.

Szóval pontosítsunk, még mielőtt elkezdesz virtuális paradicsomokat dobálni képernyőn keresztül a teljes blogbejegyzéshez.

Magánélet == szabadidő == nincsenek kötöttségek és megfeszülés

Amikor nap végén békében és nyugalomban elnyújtózol a kanapén, hogy benyomd a kedvenc sorozatodat vagy összeültök az ismerősökkel társasozni egyet, vagy a pároddal/családoddal elmentek pihenni egész hétvégére az mind-mind szabad időtöltés. Hogy legyen erre időd, ahhoz jól kell gazdálkodnod vele. Az összes rendelkezésedre állóval, nem csak azokkal, amit akkor használsz fel, amikor a feladataidat végzed.

Hogyan érd el, hogy jól érzékelhető határvonal legyen
munka és magánélet között?

Legyenek kereteid. 

Wow! Tudom, most a feje tetejére állítottam az életedet. Milyen keretek ezek és hogyan működnek? Sokféle keretet lehet kialakítani az életedben. Lehet kerete például a napodnak. Amikor az határozza meg a napod alakulását, hogy mikor kelsz fel és mikor fekszel le aludni. Aztán lehet olyan kerete is a napodnak, amikor a munkád kereteit határozod meg. A munkád kereteit meg tudod határozni abban is, hogy időben mennyit dolgoztál, hogy hány feladatot végeztél el sőt, abban is, hogy elérted-e arra az adott napra a célodat. Gondolkozzunk egy kicsit közösen annak kapcsán, hogy a három keret típus mögött milyen mögöttes gondolatok húzódnak meg.

Ha a kereted a munkaidő

Parkinson már egy ideje jól megmondta nekünk, hogy a munka kitölti a rendelkezésre álló időt. Magyarul, ha azt mondom, hogy ma 8 órát fogok dolgozni, akkor 8 órát fogok dolgozni, de hogy mi fog közben történni, az teljesen kiszámíthatatlan. Reggel kilenckor felcsapod a laptopot és csak annyit tudsz, hogy délután ötkor biztosan lecsukod. Hogy a két időpont között mi fog történni, azt majd “hozza az élet”, mert hát úgyis lesz majd valami fontos. Minek tervezzek, ha fél óra múlva valaki úgyis áthúzza a számításaimat? Ha arra hajtasz, hogy nap végén meglegyen az óraszámod és csengjen a pénz a bankszámládon hónap elején, akkor valószínüleg nem égsz a vágytól, hogy azt a napi 8 órát a leghatékonyabban tudd le. Legyen meg a “kötelező” és akkor mindenki boldog.

Ha a keret a feladatok mennyisége

Ebben az esetben valós veszély az idővel való elúszás. Minden feladatnak más és más az időigénye, így ha minden napnak úgy mész neki, hogy “ma is megcsinálok 6 feladatot”, akkor az egyik nap két órát fogsz dolgozni, a másikon meg tizennégyet. Megint abban a slamasztikában ülünk, hogy nem lehet rendszeresen úgy tervezni, hogy napi x feladatot csinálok meg, mert akkor teljesen kiszámíthatatlan lesz az élet. Azt pedig nem akarjuk. Azért olvasod most te is ezt a blogbejegyzést, mert pont hogy kiszámíthatóságot szeretnél vinni az életedbe.

Ha a keret egy cél elérése

Hazudnék ha azt mondanám, hogy nem erre a típusra akartalak volna terelni az elejétől kezdve. Ez a tervezési típus foglalja magába azokat a pozitív hatásokat, amiket mindenképpen el kell sajátítanod ahhoz, hogy bűntudat nélkül tudjál hátradőlni egy-három-tizenkettő feladat után úgy, hogy egy nap dolgoztál egy-három-tizenkettő órát. 

Példa:

Hozok neked erre egy sportolói példát. Ha úgy mész ki a házból, hogy “megyek futok egyet” vagy úgy, hogy “megyek futok 3 km-t” teljesen más lesz a futásod minősége. Ha a 3 km valahol a saját teljesítőképességed határán van jelenleg, akkor a két mentalitás között az lesz a hatalmas különbség, hogy míg az első esetben lehet megelégszel azzal is, ha csak 2,5 km lesz a futásod teljesítménye, addig a második esetben ha úgy érzed már alig van benned energia 2,5 km-nél valahogy mégis mozgósítod az energiatartalékokat arra a maradék fél kilométerre.

A napi munkád is hasonlóképpen működik, ha célok szerint kezded el tervezni. Tedd fel magadnak a kérdést a napod indulásánál, hogy: milyen eredményekkel lennél elégedett?! Tehát a várt eredményeket írd össze, ne a feladatokat.

 

Ma azt akarom elérni, hogy

 

  • Olvassak el és válaszoljak minden reggelig beérkezett emailre.
  • Tegyem rendbe a lakást.
  • Csapjak egy király társas partit délután.

 

Mert ha így teszel, akkor tiszta, hogy mikor értél a napi teendőid végére.

Mi a különbség feladat és cél között?

Az lehet egy cél, hogy elvégezz egy feladatot, bár általában a célok egy nagyobb feladathalmazt jelölnek. Vegyük példaként a lakás rendbetételét, mint fő célt. Ebben minden benne van onnantól kezdve, hogy elmosogatok, bepakolom a mosást, felseprek, felmosok, letörlöm a port egészen addig, hogy lemosom az ablakokat. A cél, hogy a lakás tiszta és rendezett legyen. Feladat az, hogy lemossam az ablakot. 

Példa:

Üzletileg is lehet különbséget tenni a kettő között. Cél lehet az, hogy az adott hónapban maxold ki a KATA-dat. Ennek egy feladata, hogy készíts egyedi ajánlatot az egyik leendő ügyfelednek.

Ha tehát arra adod a fejedet, hogy tudatosabban kezded el tervezni a napodat, semmiképp se úgy kezdjél el listákat írni, hogy gondolkodás nélkül csak felvésed egy lapra az összes eszedbe jutó feladatot. Ha így teszel valószínűleg lesz előtted egy akkora lista, aminek elfelejted az elejét, mire a végére érsz. Egy ilyen listára ránézni is demoralizáló, nemhogy nekiállni dolgozni rajta. Helyette inkább kezdj el célokban gondolkodni. Azokat bontsd inkább feladatokra, és azokat a feladatokat pakolászd el a napodba. Így egyszerűbben fogod tudni meghúzni azt a képzeletbeli vonalat is, hogy mikor értél a napod végére.

Segítség! Nem tartom tiszteletben a saját napi rutinomat!

Ha már ezen a problémán morfondírozol, akkor az azt jelenti, hogy Hard módban nyomod az időgazdálkodást.

Ha már valamilyen terv szerint mozgatod a napod puzzledarabjait, az már arról árulkodik, hogy kialakítottál magadnak egy rendszert, csak az még nem tökéletes.

A kérdés tehát adott. Miért nem tudod tartani a napi rutinodat?

Három lehetséges válaszom is van rá, nézd meg, hogy nálad vajon melyik lehet az igazi ok:

  • Rossz feladatot végzel, rossz időben.
  • Nincsenek olyan szokásaid, amik segítik a napi rutinod kialakulását.
  • Hiába van rutinod, nem érzed magad hatékonyabbnak.

Ha azt mondom neked, hogy lődd be magadnak azt az időszakot, amikor a leginkább aktívan és koncentráltan tudsz dolgozni, akkor meg tudod mondani, hogy ez mikor van?

Ha tudod, hogy ez mikor van, akkor nézd meg, hogy milyen feladatokat végzel ebben az időszakban. 

Emailekkel piszmogsz? Csak halogatod a feladataidat? Nézed a plafont és várod, hogy homlokon csókoljon a Múzsa? Akkor valószínű, hogy a fent említett problémával küzdesz. Mindannyiunkban kódolva van, hogy mi az egészséges működésünk. Akár hiszed, akár nem van, amikor az a hatékony munkavégzés, ha nem csinálsz semmit. Egy olyan időszakban, amikor a kisujjadat nem bírod megmozgatni, nemhogy két értelmes mondatot leírni emailben, néha károsabb dolgozni, mintha inkább tartanál egy fél órás pihenőt és utána frissebben állnál neki újra dolgozni. Tolni a szekeret csak azért, hogy úgy tűnjön, csináltál valamit, nem éppen a legjobb megoldás.

Az időgazdálkodási rendszered akkor tud igazán jól működni, ha nem csak úgy kitalálod, hanem be is vezeted az életedbe.

Ezt hívjuk szokáskialakításnak, aminek megvannak a maga lépései. Egy alapvető trükk, amit viszont be tudsz vetni, hogy úgynevezett rituálékat alakítasz ki egyes napi rutin feladatok előtt. Jó tipp lehet kinevezni magadnak egy délutáni munkás kávé bögrét és így minden délutáni munkaidőszak előtt ugyanabból a bögréből elkortyolgatni a már jól megszokott itókát. Fontos, hogy ilyen esetben mindig ugyanaz a bögre legyen a délutáni munka előtt a kezedben, mert ez fogja kiváltani benned a megszokás érzését. Amikor leveszed a bögrét a tartóról, már azon fog kattogni az agyad, hogy mit is fogsz csinálni, amikor leülsz az asztalodhoz.

A hatékonyságról már írtam feljebb, így most magát a fogalmat nem fogom még egyszer kifejteni. A napi rutinod kapcsán, ha úgy érzed, hogy nem vagy elég hatékony, akkor az azt jelenti, hogy olyan feladatokon dolgozol, amiket már feleslegesnek érzel. Le lehetne delegálni, tudnád automatizálni. Ilyen esetben a folyamatok egészét kell megvizsgálni, darabokra szedni és újra összerakni úgy, hogy a lehető legkevesebb időveszteséggel járjon neked.

Hogyan győzzem le a halogatást?

Az a rossz hírem van, hogy nem fogod csak úgy “legyőzni” a halogatást. Létezik az a fajta bruteforce megoldást, hogy megerőszakolod magadat és megcsinálod a halogatott feladatot akkor is, ha a fene fenét eszik, de az esetek nagy többségében ennek az a vége, hogy a következő alkalommal még nehezebben fogod rávenni magad a feladat elvégzésére.

Mert a halogatás egy védelmi mechanizmus. 

Az agyad próbál megvédeni valami olyantól, amiben potenciális fenyegetést lát. Ezért nem lehet három blogbejegyzésre felhányt bullet pointban megoldani a problémát. Mert elsőre azt kell tudnod megérteni, hogy mi váltja ki belőled a védelmi mechanizmust. Abban talán megegyezhetünk, hogy ilyenfajta védekezést akkor váltunk ki magunkból, ha el akarunk kerülni egy negatív élményt. Az, hogy neked mi lehet negatív, az már teljesen szubjektív. Lehet, hogy attól tartasz, hogy ha nem csinálod meg tökéletesre az előtted álló feladatot, akkor beégeted magad és majd jól megmondják, mennyire béna vagy. Az is lehet, hogy a feladatot, amit halogatsz, azért nem csinálod meg, mert unalmas. Az is lehet, hogy azt az embert nem szereted, akivel együtt kéne dolgoznod.

Napestig tudnám sorolni, hogy mi lehet a halogatást kiváltó negatív érzések gyökere, de anélkül, hogy ismerném a történetedet, nem fogok tudni neked segíteni. Viszont mivel én is emberből vagyok, ezért el tudom mesélni a saját tapasztalataimat azzal kapcsolatban, hogy én mit tanultam meg magamról és a halogatásomról.

Példa:

Én hihetetlenül kerülöm azokat a feladatokat, amiknek minimális vagy nulla értékét látom. Ha kapok egy feladatot tőled és nem tudod megmondani, hogy “miért” kell ezt a feladatot megcsinálni, mivel lesz tőle jobb neked/nekem/a világnak, akkor hidd el, addig a pontig fogom halogatni, amíg már el nem érünk az utolsó utáni pillanatig. És hidd el, bízok magamban annyira, hogy meg tudom csinálni az utolsó utáni pillanatban, különben nem toligáltam volna odáig. Ez jó pár év tudatos önmegfigyelés eredménye, hogy ilyen magabiztosan le tudom írni neked, hogy mi az én Achilles-sarkam. Neked is ezt kell tenned. Lehet, hogy nem lesz szükséged rá, hogy évekig toljad, de azért mégiscsak sémákban működünk, így nem árt néha-néha feltenni magunknak a kérdést, hogy vajon miért vonakodunk megcsinálni egyes feladatokat.

A halogatás ellenszere tehát nem egy “nyuszi a kalapban” megoldás miatt fog eltűnni. Vizsgáld meg, mit-miért csinálsz, vagyis ebben az esetben, mit nem csinálsz, és abból kiindulva próbáld meg átlendíteni magadat a nehezebb pontokon.

Időgazdálkodás szülőként

Hazudnék, ha azt mondanám, hogy gyakorlati tapasztalatom van abban, miként kell szülőként beosztani az időnket. De ez nem azt jelenti, hogy ne tudnék egy-két pragmatikus tanácsot adni abban az esetben, ha szülő vagy. Sőt, jópár korábbi ügyfelem azzal keresett fel, hogy szülőként nem találja a megfelelő munkaritmust, mert egyszerűen kiszámíthatatlan, mikor mi fog történni az adott napon. A Covid járvány sem segít azon, hogy ez a probléma könnyebben orvosolható legyen, hiszen plusz egy faktort ad a káoszhoz. Nézzük, mit tehetsz, ha szeretnéd egy kicsit rendbetenni az időgazdálkodásodat és szülő vagy.

  1. Szerepeink tisztázása

    Életünk során sokféle szerepbe kerülünk és ezeknek a szerepeknek megvannak a saját folyamataik, feladataik. Hiba volna azt gondolni, hogy ezek a különböző szerepekből származó feladatok nincsenek átfedésben egymással idő tekintetében. Ilyen szerep például az, hogy a családodon belül feleség/férj, anya/apa vagy. Aztán ha kicsit kikacsintunk, akkor máris bővül a szerepkör, hiszen valamivel keresed a kenyered, így vállalkozó/munkavállaló is vagy. Nem beszélve arról, hogy azért neked is biztos vannak érdeklődési köreid, amik miatt meg lehet, hogy edző/mentor/segítő/gamer akármi is lehetsz.

    Minél tisztábban látod azt, hogy mik is ezek a pontos szerepek, amikben benne vagy, annál könnyebben tudod majd lehatárolni őket egymásról, amikor összetorlódnak egykupacra. Hiszen azt talán mondanom sem kell, hogy nem hatékony szülői szerepkörben gondolkodva vállalkozni vagy egy párkapcsolatban úgy élni, mintha egy vállalkozás lenne.

  2. A szerepeink egymáshoz való viszonyának tisztázása

    Ha tiszta, hogy milyen szerepeid vannak és milyen feladatok tartoznak hozzájuk, akkor már annyival is könnyebb a helyzeted, hogy a különböző feladatoknak az időmennyiségére tudsz némi szájkosarat rakni. Köthetsz magaddal – és a családoddal – olyan paktumokat, hogy minden esetben ők az elsők, de minden nap legalább két órát kérsz arra, hogy a vállalkozásoddal foglalkozhass. Így nem feltétlenül torlódik egymásra a két terület és könnyebb menedzselni az időt. De még le sem írtam a mondat végén a pontot, már látom, hogy veszed a nagy levegőt és mondanád, hogy egy gyereket nem tudsz arra rábírni, hogy adott időszakban hagyja békén a szülőt. Tisztában vagyok vele, hogy a gyerekek nem így működnek, én sem így működtem anno, elég akaratos gyerek voltam. Szerencsére megragadt ez a jó szokásom és most már nem a szüleimet idegesítem vele, hanem mindenki mást (is).

    Szóval, ott tartottunk, hogy a gyerekekkel lehet, hogy nem tudsz ilyen megállapodást kötni, viszont a pároddal vagy más, a gyereknevelést támogató felnőttekkel már igen. Ha nem is tudsz száz százalékig bombabiztos tervet létrehozni, a lehetőségét a nyugodt munkavégzésnek már meg tudod adni magad számára. És azért lássuk be, valahol a lelked mélyén már annak is örülnél elnyűtt szülőként, ha néha lenne egy-egy órád, amikor csak te és csak a párod/hobbid/vállalkozásod vagytok.

  3. Nyílt és őszinte kommunikáció

    Ha te magad már tisztában vagy azzal, mikor mennyi időre lenne szükséged, akkor tudod ezt kommunikálni a világ felé. Tudom, nehéz dolog, de el kell fogadnod, hogy senki nem lát bele a fejedbe, és ezért ha nem mondod mi a bajod, vagy mire kell idő, a környezeted nem fogja kitalálni magától. És azt is elhiszem, hogy nem akarsz önző dögnek tűnni, aki magára (is) akar időt fordítani, ezért tettem ezt a harmadik ponthoz. Mert ha akkor kéred a saját idődet, amikor már eleget adtál belőle, akkor kevesebb lesz az ellenállás is.

Hozzátenném, nem vagyok a te cipődben, nem tudom, nálad hogyan mennek a dolgok, ezért minden leírtat némi kétellyel fogadj. Nem vagyok párkapcsolati tanácsadó, de ha a feladatok összecsúszása miatt problémák lépnek fel egy kapcsolatban, akkor nem az időgazdálkodást kell fejleszteni, hanem a kapcsolatot a felek között. Ezt nem itt fogod megtalálni, hanem egy erre szakosodott coachnál, terapeutánál. A fent leírtak azt feltételezik, hogy egy egészséges, elfogadó és kölcsönös tiszteleten alapuló párkapcsolatban vagy.

Az időd értéke

Ha van pénzed, de már mindent megvettél a világon, amire szükséged van, akkor milyen értéket képvisel számodra az összeg a bankszámládon azon kívül, hogy biztonságban érzed magad tőle?

Valahol ez a probléma az idővel is. Ha túl sok van belőle, akkor viszonylag kevésbé értékeljük, míg ha nagyon szűkös keretekkel rendelkezünk, akkor viszont az utolsó cseppjét is próbáljuk megfelelően beosztani. Te is valahol ennek a skálának a két vége között vagy valahol. Egy probléma van az idővel, hogy azt nem tudod skálázni, mint mondjuk a bevételeidet.

Az időt magát pedig sokszor pont ezért pénzre szoktuk átváltani fejben, mert más értékmérőt nehéz mellé párba állítani. Széles körben elterjedt az a nézet, hogy az óradíjadat az alapján állapítod meg, hogy mennyit szeretnél keresni egy hónapban és ezzel párhuzamosan mennyi órát szeretnél erre rászánni. Az így kiköpött összeg viszont azt a fals képzetet ülteti el a fejünkben, hogy bármikor, amikor dolgozunk a vállalkozásunkon, akkor ennek az összegnek be is kell jönnie vagy azonnal vagy egy későbbi időpontban.

Én mindig abban hittem, hogy az időnkre erőforrásként kell tekintenünk. Éppen ezért egy árcédulát rakni rá, hogy mennyiért eladó, nem minden esetben helyes. Ha az életedet az alapján éled, hogy mi mennyi időbe telik, akkor az időd fogja irányítani, hogy mikor mit csinálsz, nem pedig te fogod meghatározni, hogy mire mennyit szánsz belőle. 

Hiszen hogyan is tudnál jó szívvel egy összeget rakni egy órányi családi közös kávézásra?

Vagy hogyan tudnád megállapítani, hogy egy új ügyfélmegbeszélés vajon behozza-e azt az összeget, amit időben belefektettél? 

Éppen ezért azt javaslom, hogy ne abból indulj ki, hogy mennyit ér az időd, hanem inkább abból, hogy mennyire van szükséged, hogy elérd a következő szintet az életedben. Ehhez persze kell az is, hogy tudd, éppen aktuálisan mi felé tartasz.

Maradt még benned kérdés, amit nem válaszoltam meg? Írj egy emailt nekem a hello@timentor.hu címre és ígérem válaszolni fogok rá!

Szeretnél még több hasonló tartalmat olvasni? Iratkozz fel a hírlevelemre: