Hatékonyság fogalma

Túl vagyunk két nagyon fontos bevezető fogalmon: az időgazdálkodáson és a feladatgazdálkodáson. De ezek pariban nincsenek a hatékonyság fogalmával. Az egész Kairosz és így a Timentor is arra épül, hogy a hatékonyságodat növelje, hiszen ezáltal fogsz időhöz jutni. A hatékonyság fogalmát pedig két külön irányból fogjuk megközelíteni.

Az első irány a hatékonyság alapvető fogalma.

Akkor mondhatod magadra, hogy hatékony vagy, ha a lehető legkevesebb befektetett erőforrással (idő) érsz el maximális teljesítményt.

Mit jelent ez nálad? Az egyik legalapvetőbb példa, amit fel szoktam hozni ilyenkor az automatizálás. Nézzük meg melyik rendszer hatékonyabb:

  1. Egy ügyfél szeretne tanácsadásra jönni hozzád, ezért felkeresi az oldaladat. Az oldaladon talál egy kontakt formot, amiben leírja, hogy tanácsadásra szeretne menni hozzád. Ez a kontakt form elküldi neked az üzenetet a céges email fiókodba. Te ezt elolvasod és felveszed az ügyféllel a kapcsolatot. Emaileket váltotok, hogy mik az elérhető időpontok, mivel készüljön, hogyan működik a fizetés. Majd amikor lement a tanácsadás kiszámlázod neki az összeget.
  2. Az ügyfél szeretne tanácsadásra jönni hozzád, ezért felkeresi az oldaladat. Az oldaladon talál egy online időpontfoglaló rendszert, amiben egyből ki tudja választani a számára legmegfelelőbb időpontot. Te értesítést kapsz a foglalásról egy emlékeztető email formájában, de ezzel párhuzamosan egy automata levélküldő rendszer már ki is küldte az ügyfél számára a legfontosabb információkat a megbeszélés kapcsán. A tanácsadás végeztével egy számlázóprogramon keresztül pedig kimegy a számla az ügyfél részére.

Mindkét rendszernek megvan az előnye és a hátránya, de hatékonyság szempontjából a másodikat ajánlom. Ha a te üzleted erősen kötődik a személyes kontaktushoz, akkor a szétautomatizált út nem neked való és ezt észben kell tartanod, viszont azt is látnod kell, hogy hatékonyságot cserélsz be ügyfélélményért cserébe.

Az második irány, hogy te mikor mondhatod magadról, hogy hatékonyan osztod be a feladataidat. Ugye itt már kicsit bejön az is, hogy csak a feladatok beosztásáról beszélünk, nem pedig magáról az életszervezésről, folyamatok kezeléséről.

A feladataid elvégzése során akkor vagy hatékony, ha a megfelelő feladatot végzed a megfelelő helyen a megfelelő időben.

Ezt a három tényezős fogalmat ízlelgessük egy picit, mert mint láthatod a megfogalmazásból mindhárom feltételnek teljesülnie kell a teljes hatékonyság eléréséhez.

  1. A megfelelő feladatot végzed. A Kronotípusok leckénél bővebben is fogok arról írni és beszélni neked, hogy milyen feladatot mikor érdemes elvégezned. A jelenlegi állapotunkban egy dolgot kell megjegyezned, mégpedig azt, hogy a feladataidat jellegük szerint érdemes szétszedni magas fókuszt és koncentrációt igénylő feladatokra, valamint intuitivitást és kreativitást igénylő feladatokra. Ha már itt vagyunk nézzünk erre is példákat. Magas fókuszt és koncentrációt igénylő feladat mondjuk a pénzügyeink havi rendbetétele. Egyesével átnézni a számlákat, befrissíteni a cash-flow táblánkat, megvizsgálni az elmaradásokat vagy a pluszokat. Kifejezetten olyan feladat, amiben nem szeretjük, ha megzavarnak. A kreativitás és intuitivitást igénylő feladat ezzel szemben mondjuk egy új szolgáltatás kampányszövegének megírása. Mindkét feladattípusnak megvan az ajánlott helye a napodban és ha eszerint tervezed a tevékenységeidet, akkor sokkal hatékonyabb leszel. Biztos voltál már legalább egyszer olyan helyzetben, hogy ültél valamilyen közösségi média platform felett és az Istenért sem sikerült semmi értelmeset kipréselni magadból a követőid számára. Ez egy kiváló jel arra, hogy abban a pillanatban nem a megfelelő feladatot végezted.
  2. A megfelelő helyen végzed a feladatot. Harry Potter nem tudott volna kiváló varázslóvá válni a lépcső alatti sufni lakójaként. Általában ez az a pont, amiben a legkorlátozottabbak a lehetőségeink, hiszen jobb esetben van egy hely, ahova le tudjuk tenni magunkat és dolgozhatunk. Viszonylag kevesen vannak, akik meg tudják engedni maguknak, hogy feladattípusnak megfelelően más és más helyszínt tudjanak választani a munkára. Hatékonyság szempontjából pedig nagyon is fontos, hogy a megfelelő helyen legyünk. Ez zajos kávézóban webináriumot tartani nem éppen szerencsés, ahogy az sem javallott, hogy hangosan bömböltesd a zenédet egy közösségi irodában a jobb koncentráció érdekében. Arról, hogy mit tudunk kihozni a rendelkezésünkre álló lehetőségekből egy egész ösvényt szenteltem. Ezt fogod majd megtalálni a jobb környezet kurzus alatt.
  3. A megfelelő időben végzed a feladatot. Gondolj bele hogyan éreznéd magadat, ha megcsinálnál egy nagyon nehéz feladatot, amiért napokat gürcöltél, majd kiderülne, hogy nincs is szükség rá, csak valamikor hónapok múlva. A feladatvégzési kedved az egekből a Marianna-árokba zuhanna, hiszen úgy éreznéd, hogy tök feleslegesen fektettél bele energiát MOST, ha ráértél vele hónapokkal később is foglalkozni vele. A feladatok egymásra épülése és a nagyobb feladatok tervezése ezért fontos, hiszen szeretnéd elkerülni azt, hogy olyan feladatokon dolgozzál, ami majd csak a jövőben lesz esedékes. Kifejezetten erre a problémára fog megoldást adni majd a projekt alapú időtervezés része a kurzuscsomagnak.