"Nekem erre nincs időm!"

 

Hányszor hallod vagy használod ezt a mondatot? 

Laura Vanderkam mondott egy olyan hasonlatot egy TED előadásban, ami nagyon szemléletesen mutatja be mennyire ködös ez a kijelentés. 

 

Kutatása során olyan üzletasszonyok időbeosztásait nézte át, akik valóban elfoglaltnak voltak mondhatók. Családanyák 1-2-3 vagy akár több gyerekkel, mellette pedig saját üzletet vittek. Az egyik ilyen ügyfele vizsgálata közben lett figyelmes valamire. A hölgy egyik héten 7 órányi időt töltött azzal, hogy a házában kicseréljék a bojlert. Ugyanis arra érkezett haza, hogy a pincéjében áll a víz. A csere, valamint a takarítás végül összesen 7 órát vett igénybe. A "vicces" az egészben az az, hogy ha a hölgyet megkérdezték volna vasárnap, hogy lenne-e a héten 7 órája – mondjuk meditálni, elutazni, szórakozni, akkor azt mondta volna, hogy "nekem ilyenekre nincs időm!" Mi változott mégis meg, amikor a bojler tönkrement?A helyzet fontossága. Azonnali megoldást követelt.Levonhatjuk tehát a következtetést, hogy időnk mindig van, csupán a feladatok fontossága határozza meg, hogy pontosan mire. Az időnk maga pedig nagyon is rugalmas és személyre szabható.Az én tanácsom tehát az, hogy hiába van négy különböző feladat, amit egyszerre kellene elvégezned, úgysem fog menni. Ahelyett hogy azon aggódsz, hogy mikor érsz a végére, állíts fontossági sorrendet és haladj egyesével előre.

Miért nincs időnk?

Jártál már úgy, hogy odaléptek hozzád a munkahelyeden és megkérdezték, hogy át tudnál-e vállalni egy feladatot? Igen? Válaszoltál már rá úgy, hogy ne haragudj, de nincs rá időm? Igen? Akkor bizony már veled is legalább egyszer megesett, hogy egy feladatot priorizáltál egy másik kárára. Hiszen ezt tesszük. Fontossági sorrendeket határozunk meg magunknak nap, mint nap.Mit tehetünk azért, hogy ezeket az eseteket jól kezeljük?Három fontos dolgot kell észben tartani! Az egyik, hogy ne halogassunk. Bár van rá egy kivétel, melyet majd a strukturált halogatásnál fogok kifejteni, de alapvetően a feladataink halogatása csak időveszteséggel jár.A második dolog, amit tehetünk, hogy tervezünk. Nem lehet minden napunk minden másodpercét megtervezni, azonban az előre látható eseményekre fel lehet készülni.A harmadik, hogy ki kell alakítanunk egy idő alapú gondolkodásmódot. Sok esetben ugyanis az a probléma az időgazdálkodás terén, hogy nem megfelelően állunk hozzá sem a saját időnkhöz, sem a másokéhoz.Ha erre a három alaptevékenységre oda tudunk figyelni és be tudjuk vezetni a mindennapjainkba, akkor sikeresek lehetünk az időnkkel való gazdálkodás terén.


Az időd költsége

Amikor az időnk költségét határozzuk meg, minden másodperc számít. Tudod, mennyit ér az időd? Valószínűleg nem, hacsak nem olyan iparágban dolgozol, ahol órabérben vagy.


Mik ennek az előnyei? Ha ismered az időd értékét, motiváltabb leszel a munkavégzésben és jobban tudsz összpontosítani.Arra is ösztönöz, hogy foglalkozz olyan kérdésekkel, amelyek károsítják a termelékenységet és időveszteséget okoznak, mint például a késés, a túl sok megszakítás és a rosszul alkalmazott perfekcionizmus, ahol akár megszállottá válunk a tökéletes munka iránt, még akkor is, ha túl sokáig tart.Az időd értékének meghatározása lehetővé teszi az alacsonyabb értékű feladatok azonosítását is, amelyeket le kell delegálnod, ki kell szervezned vagy teljesen ki kell dobnod a kukába.


Ezután összpontosíthatod az idődet a legmagasabb értékű feladatokra, amelyek a legnagyobb hasznot hozzák számodra és a szervezeted számára. Hogyan határozd meg az időd költségét? Érdemes folyamatosan szem előtt tartani a céljaidat. Mit szeretnél elérni? Van egy álomhatár, hogy mennyi legyen a havi bevételed? Szeretnéd, hogy még ebben a hónapban elkészüljön a kurzusod? Ha vannak céljaid, akkor minden másodperc, amiket nem e célok megvalósításának szentelsz, veszteség lesz számodra. Amennyiben lehetséges, mindig azokat a tevékenységeket vedd előre, amik hozzásegítenek a céljaid beteljesítéséhez!


Mentális időkönyvelés

Daniel Kahneman Nobel-díjas pszichológus zseniális ötlete az volt, hogy a fejünkben különböző számlákat vezetünk. Olyan számláink vannak, mint a táplálkozás, szórakozás, ruházat. Mindenkinek egyéni, hogy mennyi ilyen számlája van, de a lényeg, hogy ezeknek van egy összege, amit képzeletben elköltünk. Minden hónapban, amikor megkapjuk a fizetésünket, szétosztjuk az összeget ezekre a számlákra. Ha esetleg túlköltünk a szórakozás számlán, akkor azt lehet, hogy elvesszük végül a ruházkodás számláról, ezzel egyenlítve ki a teljes fejünkben lévő számla főösszegét.

Szerintem ugyanezt csináljuk az időnkkel is. Minden reggel, amikor felkelünk, fejben beosztjuk, hogy mire van időnk és mire nincs. Innen ered a népszerű kifejezés is, hogy nincs rá időm. Miért? Mert nem terveztem rá időt és nem is annyira fontos, hogy foglalkozzak vele. Nem feltétlenül azért, mert valóban ne akarnánk foglalkozni az adott tevékenységgel, csupán nem abban az időben, vagy nem abban az adott állapotunkban. A mentális átkönyvelésnek elég tipikus esete, amikor reggel megnyomjuk a szundi gombot. Ebben a szituációban bár nyerünk további alvási időt, amit hozzákönyvelünk, fejben már azon gondolkodunk, hogy miből is vesszük el. Ilyenkor szoktuk azt mondani, hogy ma nem reggelizek, így a reggeli időtartamát csapjuk hozzá az alvásidőhöz úgy, hogy ezzel megtartjuk a mérleg főösszegét, a 24 órát.

Ez azért baj, mert így lehet rossz szokásokat kialakítani. Bár a fenti szituációban az agyunk védelmi mechanizmusként megvéd minket attól, hogy fel kelljen kelni, ezzel együtt azt az üzenetet is küldi nekünk, hogy a reggeli tápanyagbevitel nem fontos, legalábbis nem annyira, hogy emiatt felkeljünk. Hosszú távon ez megszokáshoz vezethet, ami azt eredményezi, hogy az ébresztést kitoljuk annyival, ami a reggeli ideje lenne. Így bár több időnk van aludni, sokkal kapkodósabb lesz a reggel, hiszen lehet, hogy újabb és újabb feladatokat áldozunk fel a „még öt perc” oltárán. Szakítsd meg a rossz szokások láncolatát!


A dunsztos üveg teória

Most tedd félre egy picit az időgazdálkodást és képzelj el egy hatalmas dunsztos üveget. A leghatalmasabbat, amit valaha is láttál. Most képzeld el, hogy elkezdesz golflabdákat rakosgatni bele, egészen addig, amíg már nem fér bele több. Látod magad előtt? Rendben. Akkor most képzeletben kezdjél el apró üveggolyókat belerakni. Mivel a golflabdák nagyok, így a köztes térben az üveggolyók kellemesen el fognak oszlani. Rakosgasd az üveggolyókat is szorgalmasan, amíg be nem telik az üveg. Most hogy ezzel is megvagy, öntsd fel az üveget vízzel! A maradék üres tér is fel fog töltődni!

Valahogy így kell elképzelni az időgazdálkodást is. A dunsztos üveg a rendelkezésre álló időd naponta, hetente, havonta, évente. A golflabdáknak kell lenniük azoknak a feladatoknak, amik meghatározzák nemcsak a jelenedet, de a jövődet is. Aztán ott vannak az üveggolyók, az olyan feladatok, amik bár nem a legfontosabbak az életedben, de mégis jelentősek ahhoz, hogy kitöltsed velük az időt. Végül ott van a víz, ami minden maradék idődet elrabolja. A piszmogás, várakozás, halogatás – minden, ami negatívan tud hatni a hatékonyságodra. Most gondolj bele, hogy mi történne, ha fordítva töltenéd fel az üveget. Előbb felöntöd vízzel, aztán belerakod az üveggolyókat, majd pedig a golflabdákat. A víz kitöltené az egész üveget, így minden üveggolyó, amit beleraksz csak összevizezne mindent az üveg körül. Aztán mivel az üveggolyók szorosabban tudnak kapcsolódni, nagyon kevés golflabda férne csak bele a végén az üvegbe. Mi ebből a tanulság? Mindig a fontosabbat vedd előbbre! Inkább foglalkozz az életedet alapjaiban befolyásoló tevékenységekkel, mint az időkitöltő piszmogásokkal!


Élő idő és holtidő

Ha most elkerekedett szemekkel ülsz, hogy vajon ezek mit is jelenthetnek, akkor nem vagy egyedül. A halott idő kifejezést sokszor használjuk, kicsit más formában. Ha esetleg azt mondtam volna, hogy holtidő, akkor biztos, hogy sokkal többen lennének, akik felismernék, hogy miről is szól ez a rész.A hatékonyság mint elérendő cél egyik eszköze az időgazdálkodás. Ha megfelelően kezeljük az időnket, akkor hatékonyabbak leszünk a mindennapokban. Ahhoz, hogy jobban tudjuk kezelni az időnket, szükséges megérteni, hogy mi a különbség az élő és a halott idő között.

Az élő idő az az időintervallum, amiben számunkra fontos és hasznos tevékenységeket végzünk.

Ilyen lehet például egy könyv olvasása, tanulás vagy akár a munkánk is. Ha az előbbi dunsztosüveg teóriára gondolunk, akkor ezek azok a feladatok, amik a

golflabdák és üveggolyók. Halott időnek hívjuk azt, amikor tétlenek vagyunk, vagy – ami véleményem szerint még károsabb – számunkra nem fontos dolgokkal foglalkozunk. Ilyen például, amikor ülünk a dugóban vagy várunk az orvosnál. Ezek azok a tevékenységek, amik kitöltik a dunsztosüveget, tehát maga a víz az előbbi példában. A feladatunk továbbra is az, hogy minimalizáljuk a halott időt és maximalizáljuk az élőt.

Danyi István 'Stipi'

Timentor

TEDxBenedekHegy előadó

Ki vagyok én?

Danyi István 'Stipi' és már több éve foglalkozom hatékonyságnöveléssel és időgazdálkodással.

Még egyetemi éveim alatt kezdtem el foglalkozni a hatékony időgazdálkodással. Mára már annyira a mindennapjaim része lett az idő alapú gondolkodásmód, hogy úgy döntöttem az általam megismert és megtapasztalt módszereket és rendszereket másoknak is tovább szeretném adni. Jelenleg könyvet írok a témában és már 4 vállalkozó büszke mentora is vagyok.

Tapasztalati tudásomat napi szinten kamatoztatom főállásomban, ahol projekt menedzserként dolgozom.