Ma reggel éppen a szokásos reggeli inspirációgyűjtős videónézegetős időmet töltöttem, amikor szembejött velem egy izgalmas cím:
One page productivity system
Hunglishul ez annyit tesz, hogy hatékonysági rendszer, egyetlen lapra sűrítve.
Lehet, hogy valamit eddig nem tudtál róla: imádom a kihívásokat.
Semmi nem mozgatja meg jobban a fantáziámat, mint egy olyan probléma, ami éppen megoldásra vár.
A videót végül nem néztem meg, mert őrült módjára elkezdtem skiccelni a saját megoldásomat.
Az alapvető probléma, amit meg akarunk oldani ezzel a megoldással, hogy
- a legfontosabb feladatok és megbeszélések szem előtt legyenek
- lássam azokat a szokásokat, amiket szeretnék a napomba beiktatni
- ha beesik valami, akkor legyen hova felírni.
A nehezítő körülmények, hogy mindezt papíron próbálom megoldani és mindössze egy 8×13 cm-es papírdarab áll rendelkezésemre.
Hogyan lehet mégis ennyi mindent egy ilyen apró helyre sűríteni úgy, hogy ebből még valamiféle rendszer is kialakulhasson?
Kialakítás
A papírlapot először horizonálisan félbevágtam egy vonallal.
Ez a vonal jelképezi az éles határvonalat a feladatok, megbeszélések és a szokások és beérkező információk között.
Aztán a lap felső részét ismét félbevágtam, viszont most már vertikálisan, így elkülönítve egymástól a feladatok listáját és a megbeszéléseket.
Feladatból így 6+1 darabot tudok beírni az adott napra, míg megbeszélésből reggel 8-tól este 8-ig tudok magamnak jelezni, hogy mikor vagyok foglalt.
Az alsó részen először a szokásokat írtam fel, amit három részre bontottam:
- maga a szokás
- mióta vagyok nyerő szériában
- sikerült-e az adott nap
A lap aljára került az úgynevezett inbox, ahova azok az infók jöhetnek, amik nap közben idegesítő légyként szoktak az agyunkban zizegni, nehogy elfelejtsük őket.
Az inboxnak 4 külön részt adtam:
- a bejövő információt
- hogy hol találom
- kinek kell megcsinálnom vagy kitől jött
- kb mikorra kell, hogy kész legyen
Ha szolgáltató vállalkozó vagy, akkor garantálom, hogy ez a fajta módszer működni fog, és nézzük meg, hogy miért:
Feladatok
Ez egy olyan rendszer, amit minden nap újra és újra meg kell írnod. A 6+1 feladat ezért folyamatosan arra ösztönöz, hogy válaszd ki azokat a dolgokat, amiknek mindenképpen benne kell lenni a napodban.
A digitális feladatkezelőknek az előnye egyben a hátránya is néha. Végtelen mennyiségben tudok bele feladatot felírni és ha nem vagyok ügyes a beállításokkal, akkor már attól is sokkot kaphatok, ha azt látom, hogy már 500+ feladat van benne és abból kell kibogarászni, hogy mit is akarok megcsinálni. – nem hatékony.
Itt viszont csak 6+1 feladatot kell kiválasztanod. Valószínű, hogy egy már valahol létező feladatkezelődből fogod ide “átszűrni” azokat a feladatokat, amiket aznap fókuszban akarsz tartani.
Ez a mennyiség még pont nem annyira megterhelő, hogy a látványától már elmenjen a kedved a munkától.
Viszont bőven elég arra, hogy a napod legnagyobb részét kitöltsd vele.
Megbeszélések
A mindennapi munka jelentős részét kitöltik azok a fix, de tőled lehet, hogy teljesen független események, amiken részt kell venned.
Nem árt, ha ezt is folyamatosan szem előtt tartod, hiszen az senkinek nem segít, ha egy megbeszélés közepén éppen egy másik megbeszélésre készíted össze a prezentációt.
Ha nem figyelsz a megbeszélésre, akkor kimaradhatnak kritikus információk, ha nem figyelsz oda a prezentációra, akkor valamit elgépelhetsz vagy benézhetsz bizonyos összefüggéseket.
Ha meeting van, meetingelj.
Ha feladaton kell dolgozni, akkor azon dolgozz.
A hatékony élet kulcsa a fókusz megtalálása.
Szokások
A legtöbb szokáskövető általában úgy szokott kinézni, hogy a szokás mellett tudod pipálni az előrehaladásodat is. Egy ilyen napi szinten újrainduló rendszerben erre kevés a lehetőséged.
Egyrészt baromi melós lenne a végigpipálgatni minden nap 20+ napot, csak azért, hogy a nap végén hozzátegyél mégegyet, másrészt helyed sincs nagyon hozzá.
Ezért választottam ezt a megoldást, hogy felírod a szokást, az előző napról felírod, hogy mekkora a sikerszériád (hány [ciklikusság] óta tolod megszakítás nélkül: van, amit naponta ismétlünk, van amit kétnaponta, van amit hetente egyszer és van olyan, amit csak havonta)
És nap végén ott van a dopaminlöket is, hogy ki tudod pipálni a kis négyzetedet, hogy sikerült elérni, amit szerettél volna.
Inbox
Megint oda térünk vissza, hogy mennyire fontos a fókusz.
Akkor tudsz jól teljesíteni, ha nem csapongsz, nem terelődik el a figyelmed.
Az életedet akár teljesen megváltoztató előadásra való felkészülés közben legkevésbé sem arra vágysz, hogy elterelje a figyelmedet, hogy kicsi Tomikának ma van a születésnapja.
Ha valami ilyen jellegű információ kezdi el buzerálni az agyadat, írd ki magadból.
Felírod, hogy kicsi Tomi szülinap,
Felírod, hogy fel akarod hívni
Ebben az esetben kihúzod a Kinek részt (mert tudod, hogy kicsi Tomiról van szó)
És felírod, hogy még ma szeretnéd ezt megtenni.
Nem ugrasz rá egyből.
Kicsi Tominak egész nap szülinapja van.
Fel tudod hívni akkor is, ha már végeztél a felkészüléssel.
Összegzés
Magabiztosan állíthatom, hogy egy ilyen papírfecni meg tudja változtatni a teljes életedet és a munkához való hozzáállásodat.
Egyetlen hátránya van csupán:
Mivel minden nap újra kell írni, ezért nem igazán környezetbarát megoldás.
Én is nagy híve vagyok a “Védd a fákat, egyél mókust” mozgalomnak, ezért ha lehet, akkor próbálok papírt spórolni.
Nem véletlenül álltam át teljesen Notionre, ahol többek között ezt már mind fel tudom magamnak építeni tágasabban, átláthatóbban, rendszerezettebben.
De azzal is tisztában vagyok, hogy sokaknak a papír alapú rendszerek is megváltást jelenthetnek.
Ha hasznos lehet számodra, használd.
Ha szeretnél belőle egy digitális, kibővített változatot, akkor pedig IDE kattintva le tudod tölteni. Normál esetben 1990 Ft-ba kerül, de ha használod a free kuponkódot, akkor ingyen megkapod.
Persze válaszhatod azt is, hogy támogatsz és inkább megveszed 😀
