A “Nem tudok tervezni előre, mert az ügyfeleim folyamatosan csúsznak a saját feladataikkal” a legtöbbször hallott kifogás annak kapcsán, hogy valaki miért nem akar napot tervezni.
És totál megértem, hogy ezen a gondolati szinten csak a levegőbe emeled a kezed és inkább úgy döntesz, hogy lesz, ami lesz: eddig is megoldottad valahogy. Maximum majd nem alszol.
De mi van, ha azt mondom, hogy van erre megoldás?
A mai bejegyzésünkben kő kemény gyakorlati anyag érkezik, szóval még most faragd ki a ceruzád és nyisd ki a noteszed egy üres oldalon!
Projekt alapon dolgozó vállalkozóként fogom szemléltetni azt, hogy miként tudsz hatást gyakorolni az ügyfeledre csupán a projekt menedzsment erejével.
És ahhoz, hogy ezt megértsük, tudnunk kell, hogy mit is jelent az, hogy valami “projekt”
Három alapvető dolognak kell teljesülnie, hogy valamit projektnek hívjunk:
- Valamilyen egységes céllal
- Több különböző feladatot kell ellátni
- Egy előre definiált időszakon belül
Elindítani egy marketing kampányt EGY ügyfél EGY termékére EGY projekt.
Felépíteni EGY ügyfél EGY weboldalát EGY projekt.
Felépíteni egy új szolgáltatást EGY projekt.
Miért olyan baromi fontos ez?
Mert szeretünk elveszni a részletekben és összevonni dolgokat, amikor azoknak semmi közük egymáshoz.
Az, hogy van egy ügyfeled, akinek különböző marketing kampányokat futtatsz, az nem projekt. Az egy rakás projekt, ami egy ügyfélhez kapcsolódik.
Átláthatóság és a napi feladattervezés szempontjából pedig nem mindegy, hogy melyiket tartod szem előtt.
Nézzünk erre egy egyszerű példát!
Ha valaki szeretne velem Notion feladatkezelő rendszert építeni, annak van egy menete: nekem ez egy projekt.
Cél: az adott személynek személyre szóló, egyedi feladatkezelő rendszert építeni Notionön belül
Feladatok: Igények felmérése, eddig ismeretek feltérképezése, verzió 0 kiépítése, rendszerátadás és visszajelzés 1, finomhangolás, visszajelzés 2, finomhangolás, visszajelzés 3
Időszak: átlagosan 4 hét átfutási idő
És csak hogy egy picit világosabb legyen mi történik:
A közös munka egy állapotfelméréssel indul, aminek a lényege, hogy megismerjem az ügyfél preferenciáit és előéletét a Notionben vagy bármilyen más feladatkezelő rendszerben.
Ez után egy hét alatt összeállítom a személyre szabott rendszerének a nulladik körös verzióját, amit átadok tesztelésre és visszajelzésre.
A visszajelzések alapján finomhangolunk – hozzáadunk hiányzó dolgokat, elveszünk felesleges funkciókat
Ezt ismételjük addig, amíg nem lesz tökéletes a rendszer
És akkor nézzük ezt a projektet aszerint, hogy milyen feladatok vannak és hogy kinek mi a felelőssége:
| Feladat | Felelős |
|---|---|
| Állapotfelmérés | Stipi |
| Nulladik verzió | Stipi |
| Visszajelzés | Ügyfél |
| Finomhangolás | Stipi |
De ez a táblázat még nem teljes, mert hiányzik a feladatmenedzsment Szent Grálja: a határidő
| Feladat | Felelős | Határidő |
|---|---|---|
| Állapotfelmérés | Stipi | Azonnali |
| Nulladik verzió | Stipi | 1 hét |
| Visszajelzés | Ügyfél | 1 hét |
| Finomhangolás | Stipi | 1 hét |
Tehát, amikor elkezdünk közösen együtt dolgozni, akkor egyetlen dolgot kérek tőled: amikor odaadom neked a cuccot, szánd rá az időt, hogy egy héten át használd és teszteld. Mert enélkül nem tudunk továbbmenni.
És itt szokták a legtöbben elrontani – és innen jönnek a fent említett kifogások.
Ha te időre végeztél a saját részeddel, de az ügyfél csúszott a sajátjával, akkor a teljes projekt csúszik. Nem neked kell behozni az ügyfél rossz időgazdálkodásából származó elmaradásokat.
Ha az ügyfeled cseszik válaszolni 3 hétig a leadott anyagodra, majd a végleges határidő előtt 2 nappal elküld neked egy 6 oldalas változtatási kérelmet, akkor neked nem 2 napod van, hogy megcsináld a változtatást.
És ha ezt az ügyfeled nem érti, akkor sorry, de: nem a megfelelő ügyféllel dolgozol együtt.
Szolgáltató vállalkozóként (de amúgy minden munkában) az egyik legfontosabb erőforrás az idő.
Ha valaki szórakozik a tiéddel, akkor saját kontóra küldjél neki egy köbméter homokot és egy lapátot, hogy tudjon mivel játszani otthon.
A saját vállalkozói filozófiám az, hogy ha a legminimálisabb erőfeszítést sem látom az ügyfél részéről, hogy betartsa az általa vállalt határidőket, akkor ő nem nekem való ügyfél.
Az én lelki békém többet ér, minthogy olyan emberektől függjek anyagilag, akik vasárnap este 10kor írnak Messengeren, hogy mikor küldöm a cuccot.
Mi kell ahhoz, hogy te is ilyen tökös tudjál lenni az ügyfeleiddel szemben?
Mint láthatod, egyetlen táblázatra vagy a megfejtéstől.
Írd fel a Feladat-Felelős-Határidő hármast és kezd el kidolgozni ezeket a szolgáltatásodra.
Gondold át logikusan, hogy
- milyen lépéseken mentek át a folyamat alatt
- az egyes lépéseket ki csinálja meg fizikailag
- mennyi az átfutási ideje az adott lépésnek
És ha ügyes voltál, akkor ebből akár egy gantt-diagramot is ki tudsz rajzolni.
Ha minden jól megy, akkor szépen egymást érik a feladatok.
Ha viszont az ügyfél késik valamivel, akkor máris más a helyzet. Az alábbi képen azt látod, hogy miként változik a terv, ha az első visszajelzés elcsúszik egy hetet.
És tudom, most azt gondolhatod, hogy akkor az ügyfélnek ez akár jól is jöhet, mert addig sem kell fizetnie (ha végelszámolásban vagytok). De addig eredmény se nagyon lesz.
A másik kifogás, ami elő szokott kerülni ilyenkor, hogy véges az időkeret.
Nem lehet egy black friday kampányt elindítani december elején, ezért össze kell sűríteni a dolgokat akkor is, ha az ügyfél csúszik.
Persze, ha az ő hibájából adódóan neked extra munkát kell beletenni, hogy az előre kőbe vésett időpontot tudjátok tartani, akkor viszont fizesse ki az extra rendelkezésreállást.
Nem jótékonysági egyesület vagy, hogy csettintésre két nap alatt alvás nélkül összerántsd azt, amit normál esetben egy hétig csinálnál.
És a projekt menedzsmentre azért van szükséged, mert lássuk be: jó esetben nem egyetlen ügyfélnek és egyetlen projekten dolgozol.
Amikor van 5-6 ügyfeled, egyenként 2-5 projekttel és mindegyik máshogy áll, akkor nagyon nehéz szem elől téveszteni, hogy akkor most kinek mivel is kéne haladnia.
Erre jók a különböző projekt- és feladatkezelő rendszerek is, mint pl a Notion.
És még mielőtt záporoznának rám a “projekt menedzser az, aki azt gondolja, hogy 9 nő egy hónap alatt ki tud hordani egy gyereket” típusú viccek: Azért sokban megkönnyíti a vállalkozás életét, ha valaki kézben tartja a feladatokat, számon kéri az embereket és az ügyféllel is le tudja úgy kommunikálni az előrehaladást, hogy a végén hálás lesz azért, hogy minden meglesz időben.
Ha szeretnéd rendbeszedni a mindennapjaidat és erre a Notion lenne a legjobb megoldás, akkor a bal kislábujjadat használva kattints ERRE A LINKRE.
Csak így működik! Ha nem hiszed, próbáld ki. 😉
