Delegálj és delegálj jól!

Van az a pont mindenki életében, amikor már egyszerűen fizikailag képtelen további feladatokat belesűríteni a mindennapjaiba. Nem lehetsz egyszerre a saját vállalkozásod vezérigazgatója, marketingese, beszerzője, könyvelője, szervezetfejlesztője és logisztikusa. Biztosan vannak most páran, akik ezt meg tudják cáfolni, azonban valóban megéri ezt így csinálni? Tehát van az a pont, amikor azt mondod, hogy az életed egyes területeit ki szeretnéd szervezni másoknak. Persze van pár tévhit azzal kapcsolatban, hogy a delegálás miért veszélyes, de ezt mindjárt el is oszlatjuk.

Első tévhit: Nincs elég időm, hogy delegáljak

Amikor az ember már amúgy is nyakik úszik a feladataiban, akkor nagyon nehéz meghozni azt a döntést, hogy valamit ledelegáljon, mert megvan benne a félelem, hogy hiába adja ki, kérdések százai fognak záporozni rá és azt fogja kívánni bárcsak saját maga csinálta volna meg a feladatot.

Második tévhit: Akinek kiadom a feladatot nem fogja tudni, amit én tudok

Én ismerem a vállalkozásomat, a saját értékrendemet, azt, amiről beszélek. Ott van a fejemben minden apró lépés ahogyan a csúcs felé haladok. Ha kiadom a kezemből a marketing kommunikációt, akkor az vajon ugyanolyan lesz, mintha én csináltam volna?

Harmadik tévhit: Ha azt akarom, hogy valami jól sikerüljön, akkor saját magamnak kell megcsinálnom

Ez a következtetés az első kettő tévhit konklúziója. Nem akarod kiadni a munkát a kezedből, mert attól félsz, hogy nem lesz a saját standardjaihoz mérten jó a végeredmény és amúgy sincs neked arra kapacitásod, hogy állandóan magyarázd másoknak azt, ami a fejedben van a vállalkozásod vagy az életed bizonyos területei kapcsán.

Van tehát egy megoldandó problémád (sok a feladatod) és három kifogásod, hogy hogyan nem akarod megoldani. Akkor viszont nézzük meg ezt egy kicsit másképp. Mi lehet a megoldás, ami segít abban, hogy kezeljük a problémát és a kifogások se kerüljenek elő többé?

A delegálás 7 lépéses rendszere


Első lépés: Megfelelő ember a megfelelő helyre

Szinte egyértelmű, hogy ez az első lépés, azonban úgy érzem, hogy ezt mindenképpen le kell írnom. Mentort, coachot és tanácsadót szinte biztos, hogy nem úgy választasz magadnak, hogy egy Facebook hirdetésen keresztül belépsz a high ticket programjába. Megnézed a munkásságát, megpróbálod kitapasztalni a stílusát és személyiségét, megkérdezel olyanokat, akik már jártak nála, hogy mik a tapasztalatok. Vagyis nem ugrasz bele fejjel előre anélkül, hogy tudnád valóban tud segíteni. De ez csak három kiemelt terület, szerintem a szolgáltatási palettán lévő összes tevékenység alapos körbejárást igényel. Ha eljössz hozzám egy tanácsadásra, anélkül, hogy megnézted volna legalább pár bejegyzésemet, videómat és azt várod, hogy majd a kezedbe adok egy kész módszert, amit csak lépésről-lépésre követni kell mint egy Ikea összeszerelési útmutatót, akkor biztos, hogy csalódni fogsz.



Második lépés: Folyamatosan növeljük a terhelést

Amikor valakinek először delegálunk le egy bizonyos területet vagy feladatot semmiképp ne úgy tegyük, hogy a megbeszélés után mossuk kezeinket és várjuk a csodát. Ha szeretnénk, hogy a vállalkozásunk marketingkommunikációja jó kezekbe kerüljön, akkor nem érdemes az teljes közösségi médiánk teljes arzenálját rendelkezésre bocsátani. Fokozatosan nézzük meg, hogy az egyes platformokon hogyan tudunk együttműködni.



Harmadik lépés: Adjuk át a teljes folyamatot

Viszont ha már egyszer valamit átadtunk, akkor annak a feladatnak a felelőssége csakis a delegálton múljon. Ennek előfeltétele, hogy a delegálás során legyenek lefektetve azok az elvárt eredmények és célok, amiket mindenképp szeretnénk elérni a feladat által. Ha mindkét fél számára ismertek a mérőszámok, értéke, célok és eredmények, akkor ne kritizáljuk az utat, amin keresztül a feladatot elvégző ember eljut odáig. Lehet, hogy neki teljesen más elképzelése van az útról, amin keresztül elér majd a sikerhez. Ha minden megmozdulását kritizáljuk és korrigáltatjuk vele, hogy csak azért is úgy csinálja, ahogy mi szeretnénk, akkor ezzel aláássuk a teljes motivációját és biztos, hogy messze az elvárt eredmények alatt fog teljesíteni. Plusz, nem leszünk a legkedveltebb ügyfelei sem.



Negyedik lépés: Kérjük számon az eredményeket

Az előző gondolat folytatásaként, amikor leülünk beszélgetni az előrehaladásról, akkor azt nézzük meg, hogy az elvárt eredményhez képest hol tartunk. A mikro-menedzselés senkinek az önbizalmát nem növeli, mert úgy érzi magát mint egy robot, aki más helyett dolgozik és még saját magát sem teheti bele az adott feladatba. Ehhez a ponthoz kapcsolódik egy másik nagyon fontos dolog. Legyenek menet közben olyan megbeszélések, ahol az előrehaladást lehet értékelni. A szekvencia teljes mértékben a két félen múlik, de fontos, hogy legyenek olyan pontok beépítve a delegálási folyamatba, ahol rá lehet nézni arra hol is állunk éppen.



Ötödik lépés: Tekintse magáénak a feladatot

Ha csak megmondjuk valakinek, hogy mit csináljon és utána azt várjuk, hogy lelkendezve meg is teszi, akkor ne csodálkozzunk, ha nem így fog történni a dolog. Ahogy már az előzőekben említettem a delegálás során a végcélt mutatjuk be, amit szeretnénk látni. Ezzel kreatív szabadságot adunk a másik félnek, hogy úgy valósítsa meg, ahogy szeretné. Ha van valamilyen előkészítői döntés, vagy menet közben változtatni szeretnénk, akkor érdemes ezekbe is mihamarabb bevonni a delegáltat, hiszen ő dolgozik az adott területtel operatívan, így lehet, hogy lesznek olyan meglátásai, ami neked eszedbe sem jutott volna.



Hatodik lépés: Kritikát csak kontextusban

Ha mégis olyan esetbe botlunk, amikor mindenképp rendbe kell tenni azt, hogy mi az elvért cél és eredmény, akkor a kritikánkat szorítsuk a kontextusra. Villámsebességgel tudnak eltűnni mellőlünk az emberek, ha értékrendjüket vagy a személyiségüket kritizáljuk. Ha kritikát fogalmazunk meg, akkor annak mindig legyen egy építő jellegű vetülete, hogy a másik fél tudja, hogy segítő szándék van bennünk, amikor felvetjük a változtatások ötletét.


Hetedik lépés: Ünnepeljük meg a sikereket

Ha mégis olyan esetbe botlunk, amikor mindenképp rendbe kell tenni azt, hogy mi az elvért cél és eredmény, akkor a kritikánkat szorítsuk a kontextusra. Villámsebességgel tudnak eltűnni mellőlünk az emberek, ha értékrendjüket vagy a személyiségüket kritizáljuk. Ha kritikát fogalmazunk meg, akkor annak mindig legyen egy építő jellegű vetülete, hogy a másik fél tudja, hogy segítő szándék van bennünk, amikor felvetjük a változtatások ötletét.



Itt is találkozhatsz velem

Facebook

Facebook csoport

Instagram

YouTube

Blog

LinkedIn